Digital Workplace as a Service – Eine sinnvolle Alternative?

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und IT-Verantwortliche stehen unter dem enormen Druck mit modernen Lösungen den flexibleren Business-Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig trotz erhöhtem administrativen Aufwand sowie steigenden Sicherheitsanforderungen die Kosten für die IT-Infrastruktur zu senken. Herkömmliche Arbeitsplatzbereitstellungen stoßen dabei schnell an ihre Grenzen, weshalb sich seit einiger Zeit digitale „Workplace-as-a-Service“ Konzepte etablieren. Ist Digital Workplace as a Service aber tatsächlich eine sinnvolle Alternative und wenn ja für wen? Dieser Frage gehen wir in unserem Beitrag auf den Grund.

Die Illusion vom Arbeitsplatz der Zukunft

Taucht der Begriff „Digital Workplace“ oder „Arbeitsplatz der Zukunft“ auf, dann erscheinen oft vor dem inneren Auge Science Fiction Szenarien. Ganz nach dem Vorbild von „Minority Report“ wedeln Mitarbeiter in Büros mit den Händen nur noch in der Luft herum und steuern dadurch Hologramme mit den Unternehmensdaten und -Anwendungen. Die Realität des Digital Workplace wird jedoch – zumindest in naher Zukunft – nicht ganz so spektakulär aussehen, was den Arbeitsplatz der Zukunft jedoch nicht weniger spannend macht.

Auch im Zuge der digitalen Transformation werden in Zukunft überwiegend klassische Windows Rechner für die Erledigung der täglichen Aufgaben benötigt. Was sich jedoch grundlegend ändern wird, ist die Art und Weise der Bereitstellung. Die Anwendungen und Daten werden nicht mehr auf dem End-Gerät selbst gespeichert, sondern verlagern sich zunehmend in die Cloud. Ziel dahinter ist es die Mobilität der Mitarbeiter zu steigern, um vor allem Mitarbeiter im Home Office oder flexiblen Arbeitsplätzen einen sicheren Zugang zu bieten. Das steigende Bedürfnis nach Mobilität ist einer der treibenden Kräfte für den Einsatz moderner digitaler Arbeitsplätze. Einerseits erwarten insbesondere junge Mitarbeiter, dass sie selbst entscheiden dürfen wann und an welchem Ort gearbeitet wird und sehen eine Mobilitäts-Einschränkung als Grund dafür den Arbeitgeber zu wechseln oder eine neue Stelle anzunehmen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Unternehmen also wichtig diesem Bedürfnis nachzukommen. Doch auch im Büro selbst entsteht durch agile Entwicklungsmethoden ein steigender Bedarf an mobilen Arbeitsplätzen, um Gruppenarbeiten mit spontan wechselnden Mitgliedern zu ermöglichen.

Der Arbeitsplatz von morgen wird somit nicht geprägt durch die Etablierung von Science-Fiction Technologien, sondern setzt auf den Einsatz und die Weiterentwicklung von etablierten Technologien. Dabei steht vor allem im Fokus, dass klassische Windows Anwendungen mobil eingesetzt werden können, um den Mitarbeitern maximale Freiheit bei der Wahl des Ortes und End-Gerätes zu bieten.

Modernisierung der IT-Ausstattung – Der erste Schritt zum digital Workplace

In vielen Unternehmen wird veraltete IT-Ausstattung eingesetzt. Veraltet ist dabei ein relativer Begriff, da die Zyklen in denen maßgebliche technologische Neuerungen entstehen immer kürzer werden. Konnten noch vor wenigen Jahren End-Geräte wie Handys und Laptops über viele Jahre hinweg problemlos und ohne Sicherheitsrisiken genutzt werden, ist es heute nahezu undenkbar, dass die Lebensdauer eines modernen Smartphones 5 Jahre überschreitet. Zu dieser Entwicklung tragen auch die (Betriebssystem-)Hersteller maßgeblich bei, indem die Systemupdates in immer kürzeren Abständen veröffentlicht und alte Versionen in der Regel nur noch begrenzt supported werden, so wie es bei Windows 10 oder auch Android der Fall ist. Werden Geräte genutzt, die vom Hersteller keine Updates mehr erhalten, entstehen hohe Sicherheitsrisiken, die auch über einen erweiterten Schutz durch die IT-Abteilung nur bedingt ausgeschlossen werden können.

Steht der Mitarbeiter im Zentrum der Überlegung des digital Workplace, wird schnell deutlich, dass die Etablierung eines Modernisierungsprozesses der IT-Ausstattung unumgänglich ist. Mitarbeiter sind in der Regel gewöhnt privat modernste End-Geräte zu nutzen und ein Austausch des Smartphones oder Tablets findet immer schneller statt. Dabei spielt vor allem die Performance der End-Geräte eine entscheidende Rolle und langsame Geräte sind einer der Hauptgründe für einen Hardwarewechsel. Wird vom Unternehmen aus keine aktuelle Hardware bereitgestellt, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter sich dazu entscheiden private (modernere) Geräte für geschäftliche Zwecke zu nutzen, wodurch eine Schatten-IT im Unternehmen entsteht. Schatten-IT bedeutet, dass End-Geräte aber auch Anwendungen ohne das Wissen der IT-Abteilung für geschäftliche Zwecke genutzt werden. Dadurch entstehen nicht nur datenschutzrechtlichen sowie sicherheitsrelevante Risiken, sondern die ungeplante Einbindung privater Laptops und Smartphones in die Unternehmensnetzwerke belastet die IT-Architektur und -Infrastruktur, wodurch eine kosteneffiziente Kapazitätsplanung seitens der IT-Abteilung deutlich erschwert wird. Zudem können andere business relevante IT-Services durch eine ausufernde Schatten-IT erheblich gestört werden und führen im schlimmsten Fall zu gesamten Systemausfällen, die erhebliche Kosten verursachen.

Für Unternehmen und insbesondere die IT-Abteilung ist es daher in Zukunft umso wichtiger nachhaltige Arbeitsplatzmodernisierungen durchzuführen, mit denen administrative Aufwände und Kosten reduziert werden und gleichzeitig die Stabilität und Flexibilität der IT-Infrastruktur gewährleistet wird.

Warum gibt es einen Trend zum Digital Workplace as a Service?

Die steigende Komplexität in der IT-Infrastruktur sowie der zunehmende finanzielle Druck zwingt IT-Abteilungen dazu nach alternativen Arbeitsplatzlösungen zu suchen. Daher entsteht gerade der Trend Digital Workplace as a Service von externen Dienstleistern in Anspruch zu nehmen. Über dieses Geschäftsmodell können IT-Abteilung den Wünschen der Mitarbeiter nachkommen, dass hochmoderne IT-Arbeitsplätze bereitgestellt werden, welche sich problemlos und flexibel an neue Arbeitssituationen anpassen lassen. Gleichzeitig lässt sich über das operative Kostenmodell (Preis pro Desktop / Monat) die Budgetplanung deutlich vereinfachen und darüber hinaus die Liquidität von Unternehmen steigern. Zentrale Ziele der Workplace Modernisierung sind daher unter anderem:

Die Abdeckung von Mobilitätsszenarien
Eine effektive Vernetzung von Mitarbeitern im Home Office und anderen Standorten
Die Senkung der Kosten für Anschaffung, Installation, Betrieb und Wartung neuer Hardware
Die Flexibilisierung von Kosten- und Lizenzmodellen
Eine flexible Anwendungsbereitstellung „per Knopfdruck“

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss die dezentrale Struktur in der Bereitstellung von IT-Arbeitsplätzen aufgelöst werden, um einen zentralisierten sowie automatisierten Service zu gewährleisten, Sicherheitsrisiken zu minimieren und die Budgetplanung zu optimieren. Zudem wird von einer modernen IT-Abteilung heutzutage erwartet, dass sie nicht mehr nur die tägliche Arbeit unterstützt, sondern mit innovativen Lösungen aktiv zum Geschäftserfolg beiträgt. Das Kerngeschäft von IT-Abteilungen verlagert sich somit stärker Richtung strategischer IT-Infrastrukturplanung. Betriebliche Routineaufgaben, die sich stark auf die Mitarbeiterressourcen der Abteilung auswirken, werden daher zunehmend an einen IT-Dienstleister ausgelagert. Der Vorteil besteht darin, dass wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben vom Dienstleister übernommen werden und durch die Vereinbarung von Service Level Agreements (SLAs) Risiken abgegeben werden. Darüber hinaus haben Dienstleister in der Regel automatisierte Prozesse entwickelt, um den gleichzeitigen Betrieb von IT-Infrastrukturen verschiedener Kunden kosteneffizient zu ermöglichen.

Was spricht gegen Digital Workplace as a Service?

Wie bei Allem gibt es keine Lösung, die für alle Unternehmen sinnvoll ist. Zu allererst muss ein belastbarer Business Case vorhanden sein, mit dem sich die Umstellungskosten rechtfertigen lassen. Darüber hinaus müssen sich Unternehmen bewusst sein, dass durch die Auslagerung der IT an einen externen Dienstleister nicht nur Verantwortung, sondern auch die Hoheit über die Systeme aus der Hand gegeben wird. Es muss also geprüft werden, ob das mit internen Compliance Richtlinien überhaupt vereinbar ist. Diese Hürde kann insofern umgangen werden, dass die automatisierte sowie zentralisierte Bereitstellung der IT-Arbeitsplätze über virtuelle Desktops aus dem eigenen Rechenzentrum erfolgt. Sofern eine solche Infrastruktur noch nicht vorhanden ist, entstehen an dieser Stelle jedoch ebenso Kosten, die in der Planung berücksichtigt werden müssen. Solche Ausgaben entstehen beispielsweise durch die Anschaffung geeigneter Hardware für die Bereitstellung virtueller Desktops oder dem Einrichten von Replikationen, um die Ausfallsicherheit zu gewährleisten.

Der steigende Trend des digital Workplace as a Service hat außerdem die Anzahl der Anbieter deutlich erhöht und nicht alle Provider bringen das nötige Know-How mit, um das gesamte Spektrum des IT-Arbeitsplatzes abzudecken. Zur Risikominimierung sollten Unternehmen genau prüfen welche Anbieter in Frage kommen und die Lösungen sowie Kompetenzen der einzelnen Provider kritisch hinterfragen, bevor sie mit solch einem Projekt starten. Nur bei der Wahl eines IT-Dienstleister, der alle Use Cases für den individuellen Bedarf abdecken kann, ist eine Beauftragung sinnvoll.

Digital Workplace as a Service – Eine sinnvolle Alternative!

Sind alle Vorüberlegungen getroffen und ein triftiger Business Case vorhanden, ist das Konzept Digital Workplace as a Service insofern eine sinnvolle Alternative zu herkömmlichen, dezentralen Bereitstellungsmethoden, dass der Spagat zwischen steigender Komplexitität, Geschäftsanforderungen und einem kosteneffizienten IT-Arbeitsplatz ermöglicht wird. Beim Workplace as a Service betreut der IT-Dienstleister den kompletten Lebenszyklus (Hardware Beschaffung – Installation –Wartung – Betrieb) des IT-Arbeitsplatzes für Mitarbeiter. Für Unternehmen ist der Service insofern interessant, dass einerseits die administrativen Aufwände gesenkt werden können und andererseits wirtschaftliche Vorteile geboten werden. Diese bestehen vor allem darin, dass:

Über ein operatives Kostenmodell die Budgeplanung deutlich vereinfacht wird und kostspielige Investitionskosten gesenkt werden, wodurch sich die Liquidität im Unternehmen verbessert.
Die Flexibilität durch schnell anpassbare Leistungen gesteigert wird, sodass schnell auf sich ändernde Businessanforderungen reagiert werden und die IT-Infrastruktur angepasst werden kann.
Die Produktivität durch individuelle Arbeitsplätze, ausgerichtet auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter, gesteigert werden kann.
Attraktive Arbeitsplatzlösungen dabei helfen hochqualifizierte Arbeitskräfte zu finden und zu halten.

Der Digital Workplace Service setzt sich bei uns von Orange Business aus insgesamt vier Bausteinen zusammen: Workplace Management, Client Management, Mobility Management und einem Security Management. Das Wichtige an den Services ist, dass sie unabhängig voneinander bezogen werden können, sodass eine gezielte Lösung für den individuellen Bedarf im Unternehmen abgedeckt werden kann. In vielen anderen Fällen werden Komplettpakete angeboten, die sich lediglich marginal anpassen lassen, was jedoch dem großen Wunsch nach Individuallösungen widerspricht. Wir verfolgen daher den Ansatz „Create your own Service“, um Unternehmen auch tatsächlich den Vorteil zu bieten Ihren Mitarbeitern genau den IT-Arbeitsplatz bereitzustellen, den sie tatsächlich benötigen und der nur genau die Anforderungen erfüllt, welche die Produktivität in der Praxis steigert. Alle überflüssigen Anwendungen und Leistungen werden dabei eliminiert, sodass die Usability jedes Einzelnen deutlich gesteigert werden kann.

Client Management

Das Client Management stellt letzten Endes das Herzstück des Digital Workplace as a Service dar. Dabei handelt es sich um den gesamten Prozess von der Analyse der Anforderungen welche Desktop Typen benötigt werden, wie der Hardware Beschaffungsprozess organisiert wird, welche Anforderungen an das Device Management gestellt werden und wie ein Mobility Service für das jeweilige Unternehmen auszusehen hat.

In einem ersten Schritt werden die verschiedenen Desktop Typen definiert. In der Regel gliedern diese sich in Task-, Knowledge- und Power-User. Dabei spielt vor allem eine Rolle, ob für die tägliche Arbeit überwiegend Office Anwendungen benötigt werden oder Spezialanwendungen bereitgestellt werden müssen. Davon abhängig ist letztendlich auch die Wahl des Endgerätes und die Art der Bereitstellung. Sollen Thin Clients mit einem Zugriff auf virtuelle Desktops eingesetzt werden oder sind doch Fat Clients gewünscht? Soll die Bereitstellung aus dem eigenen Rechenzentrum oder aus der Cloud erfolgen? Machen gegebenenfalls Hybride oder Multi-Cloud Lösungen Sinn? Diese und noch weitere Fragen müssen vorab geklärt werden, damit Unternehmen auch tatsächlich einen Vorteil durch den Digital Workplace as a Service erhalten. Wichtig ist an dieser Stelle ein zuverlässiger Partner, der Unternehmen optimal berät und notfalls auch Workplace as a Service Alternativen vorstellt.

Digital Workplace Management

Wird sich für den Service entschieden, muss in Abstimmung mit dem Kunden besprochen werden, wie das gesamte Workplace Management aussieht. Beim Digital Workplace Management handelt es sich vor allem um eine zentralisierte Verwaltung des bereitgestellten Arbeitsplatzes. Dabei werden die Anforderungen aus User- sowie aus IT-Sicht analysiert und in einen entsprechenden Service überführt. Aus User Sicht ist besonders wichtig, dass die Mobilität, Flexibilität und das Arbeiten mit verschiedenen End-Geräten sowie mit hoher Performance ermöglicht wird. Die IT-Abteilung hat hingegen dafür zu sorgen, dass der Zugriff und die Verarbeitung der Daten einerseits den internen Richtlinien aber auch rechtlichen Vorgaben wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht. Darüber hinaus sind schnelle Problemlösungszeiten, auch für Mitarbeiter die unterwegs oder im Home Office arbeiten, besonders wichtig, um dem Mitarbeiter eine optimale User Experience zu ermöglichen. Diese Aufgaben sind mit einem enormen Aufwand verbunden, der sich vor allem in der Kontrolle über die Einhaltung vorgeschriebener Regularien, im Support Service sowie der Herstellerkommunikation äußert.

Beim Digital Workplace Management übernimmt der Dienstleister zentralisiert die Verwaltung und Bereitstellung von Daten und Anwendungen. Auch wenn diese Aufgaben von Unternehmen intern erledigt werden können, macht der Einsatz eines externen Workplace Managements in vielen Fällen Sinn, da die Lösung einzelner Aufgaben in der Regel nur einen begrenzten Zeitraum einnehmen. Während die interne IT durch ungeplante Support Anfragen aus der eigentlichen Arbeit herausgerissen wird, ist eine solche Problemlösung das Kerngeschäft des IT-Dienstleisters. Daher ist die Auslagerung solcher Aufgaben an einen Dienstleister aus effizienzgründen sinnvoll. Zudem sind die Support Teams des Dienstleisters in der Regel für mehrere Kunden gleichzeitig zuständig, wodurch die Mitarbeiterkosten für einen Service Mitarbeiter vom Dienstleister auf mehrere Kunden verteilt werden können. Dadurch entstehen für beide Parteien wirtschaftliche Vorteile.

Mobility Management

Während sich das Digital Workplace Management vorzugsweise mit der technischen Pflege des IT-Arbeitsplatzes befasst, wird beim Mobility Management der Schwerpunkt auf die Bereitstellung, Pflege und Sicherheit der Anwendungen gelegt. Bestenfalls erfolgt der Zugriff über virtuelle Desktop Lösungen auf die internen IT-Ressourcen, sodass die Anwendungen und Daten das eigene Rechenzentrum nicht verlassen. Abgesehen davon gibt es inzwischen auch sichere Cloud Provider, über die eine Anwendungsbereitstellung und der Datenzugriff problemlos ermöglicht werden kann. Der Vorteil eines Mobility Services liegt darin, dass alle Anwendungen einer einzigen Kontrollinstanz unterliegen, die entscheiden wo die Anwendungen sowie Daten liegen. Dadurch entstehen auch bei mobilen Arbeitsplätzen keine Sicherheitsrisiken. Die Mitarbeiter profitieren zudem von „leisen“ Hintergrundprozessen, welche die tägliche Arbeit nicht einschränken. So kann beispielsweise über ein gezieltes Monitoring der perfekte Zeitpunkt für das Einspielen von Updates anhand von Echtzeitdaten gewählt werden, sodass keine unplanmäßigen Ausfallzeiten entstehen.

Security Management

Das Security Management erstreckt sich genau genommen über alle anderen Service Bereiche, da bei der Übernahme der Services auch immer für die Sicherheit seitens des Dienstleisters gesorgt wird. Da, zumindest bei uns von Orange Business, die Anzahl der Services individuell gewählt werden können, stellt das Security Management einen eigenen Bereich dar. Die Möglichkeit den Security Service eigenständig zu beziehen bietet Unternehmen diverse Vorteile, indem wir:

das finanzielle Risiko durch vorab definierte Service Level Agreements (SLAs) minimieren.
Problemlösungszeiten durch Echtzeit End-Point Monitoring deutlich reduzieren.
Sicherheitsrisiken auch bei mobilen Arbeitsplätzen durch moderne Container Lösungen reduzieren.
Die Gefahr von erfolgreichen Cyber-Attacken reduzieren, indem wir innovative Anti-Viren Software einsetzen.
Datenverlust durch den Einsatz von modernsten Data Management Tools nahezu ausschließen können.

Fazit

Digital Workplace as a Service kann in der Tat eine sehr sinnvolle Alternative zur internen Beschaffung, Installation und Betrieb von IT-Arbeitsplätzen darstellen. Jedoch muss jedes Unternehmen vorab genausten prüfen, ob ein tatsächliche Business Case vorliegt und ob die Auslagerung an einen externen Dienstleister mit wirtschaftlichen und/oder anderen Vorteilen verbunden ist. Da einer der Schwerpunkt in der Senkung von administrativen Kosten und der Auslagerung von Risiken liegt, wendet sich der Digital Worplace as a Service vermehrt an mittelständische Unternehmen und Großkonzerne, die eine sehr komplexe, teilweise unübersichtliche IT-Infrastruktur haben und bei denen der hohe administrative Aufwand sich auf die Mitarbeiterressourcen niederschlägt. Diese Unternehmen profitieren insbesondere von der Übernahme wiederkehrender, zeitaufwändiger Arbeiten durch den Dienstleister. Dadurch erhält die IT-Abteilung die nötige Freiheit sich auf innovative Konzepte und Technologien zu konzentrieren, mit denen das Kerngeschäft vorangetrieben werden kann. Aber auch für kleine Unternehmen, insbesondere solche die schnell wachsen, können externe Dienstleistungen von Vorteil sein. In diesem Fall besteht der Vorteil darin, dass auf Know-How von Spezialisten zurückgegriffen werden kann, welches intern nicht vorhanden ist. Hierbei spielt gleichermaßen mit hinein, dass kleine Unternehmen durch den Fachkräftemangel oft das Problem haben qualifizierte Fachkräfte zu finden, die in das Gehaltsbudget für Mitarbeiter passen. Ob sich also der Digital Workplace as a Service lohnt, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab und wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns über ein unverbindliches Beratungsgespräch. Vorab können Sie sich hier bereits einen detaillierten Überblick über unseren Digital Workplace as a Service verschaffen.