Digital Workplace – Eine Vision wird Realität

Moderne Arbeitsplätze sind kein Hype für hochmoderne Tech-Unternehmen oder dynamische Startups mehr. Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft ist in der Gegenwart angekommen. Er „enabled“ – so nennt man befähigen heute – Mitarbeiter dazu, jederzeit, von jedem Ort aus, mit jedwedem Gerät produktiv sein zu können. Durch das Erscheinen von COVID-19 haben viele Unternehmen schmerzlich gespürt, was ein fehlender Digital Workplace bedeuten kann.

Die Digitalisierung in Deutschland

Die Welt wird zunehmend komplexer und schnelllebiger, das gewohnte Umfeld und die damit in Verbindung stehenden Anforderungen, können sich von heute auf morgen schlagartig verändern. Unternehmen, die mit ihren Arbeitsbedingungen sowie ihrer Infrastruktur darauf nicht ebenso flexibel wie spontan antworten können, riskieren durch ad hoc Maßnahmen erhebliche Mehrkosten, grobe Sicherheitsdefizite und einen spürbaren Einbruch in der Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit.

Trotzdem ist die Skepsis in Deutschland groß, weil der Nutzen eines Modern Workplace vielen Entscheidungsträgern noch nicht bewusst geworden ist. Oftmals ist es das mangelnde Verständnis für neue Technologien, das Sorgen und Angst bereitet. Arbeitsabläufe digitalisieren und eine moderne Infrastruktur bereitstellen, das ist hier gleichbedeutend mit Mehraufwand, Unzufriedenheit und einer erhöhten Arbeitsbelastung.

Andere Nationen hingegen haben die Vorteile der Digitalisierung längst erkannt: Recht deutlich wird das anhand der Zahlen des aktuellen Digital Economy and Society Index 2019 der Europäischen Union. Während sich Finnland, Schweden, die Niederlande und Dänemark an der Weltspitze befinden, rangieren die Deutschen auf dem 12. Platz. Dieser entspricht gerade so dem europäischen Durchschnitt. Nicht einmal 20 Prozent der deutschen Unternehmen haben einen „hohen“ beziehungsweise „sehr hohen“ Digitalisierungsgrad. Die Bundesrepublik hat entsprechend Nachholbedarf.

„Digital Workplace“ – der Versuch einer Definition

Um den Arbeitsplatz der Zukunft Wirklichkeit werden zu lassen, existieren unterschiedliche Ansätze. Unerlässlich ist dabei aber der sogenannte „Digital Workplace“. Er unterstützt die Zusammenarbeit und das Teamwork. Er sorgt für die intelligente Verteilung von Wissen und Know-how und ist fähig zu smarter Daten- und Informationsintegration. Auf die Quintessenz gebracht könnte man sagen: ein Digital Workplace ist eine zentrale, digitale Arbeitsplattform, die Informationen, Anwendungen und Dienste ortsungebunden zur Verfügung stellt.

Der Digital Workplace ist aber auch ein Sammelbegriff für Werkzeuge, die es ermöglichen, kollaborativ zu arbeiten und Informationen auszutauschen. Mitunter bezieht das die digitale Kommunikation via Chat, Audio und Video im Einklang mit bestehenden unternehmensinternen Enterprise-Applikationen sowie ERP- und CRM-Systemen mit ein.

Anbieter wie Microsoft und Citrix haben hier frühzeitig reagiert und stellen zentrale Cloud-Dienste wie Microsoft 365 und Citrix Workspace zur Verfügung, die als solide Basis für einen Digital Workplace dienen können.

5 Vorteile des Digital Workplace. Was wäre, wenn?

Was wäre, wenn Standardisierungen die IT entlasten und Mitarbeiter einfach, schnell und dennoch sicher mit den benötigten Applikationen und Geräten von überall auf Unternehmensressourcen zugreifen könnten? Was wäre, wenn die Zusammenarbeit ganz einfach funktioniert, ohne dass Sie als Unternehmen vorher auf unterschiedliche Anwendungen explizit Rücksicht nehmen müssten?

So sieht er aus, der Digital Workplace. Das sind seine 5 Vorteile:

Anytime, Anywhere, Any Device

Home-Office und mobiles Arbeiten sind keine Zukunftsvisionen mehr. (Lesen Sie den Blogbeitrag 5 gute Gründe für mobiles Arbeiten!) Durch technologische und organisatorische Maßnahmen wird orts- und zeitunabhängiges Arbeiten Realität. Denn: Alles ist miteinander verbunden und durch das Internet ständig vernetzt. Mitarbeiter können von extern genauso effizient arbeiten wie von ihrem Schreibtisch aus. Das Ganze funktioniert ohne aufwändige VPN-Lösung, denn hier ist die Cloud der maßgebliche Treiber. Spricht man über Digital Workplace, so führt am Thema Cloud und ihren zahlreichen Facetten im Zuge der Transformation kein Weg vorbei. Durch die Option hin und wieder von zu Hause aus arbeiten zu können, fällt es den Mitarbeitern leichter, das private und berufliche Leben in Einklang zu bringen. Zudem arbeiten Unternehmen immer häufiger ergebnisorientiert, sodass Arbeitszeit und -ort sukzessive an Bedeutung verlieren. Im Mittelpunkt steht heute das Arbeitsergebnis und nicht mehr die physische Präsenz des Arbeitnehmers. Hieraus resultieren vielfältige Verbesserungen für Work-Life-Balance und die Gestaltung individueller Lebensentwürfe.

Steigerung der Produktivität

Der Digital Workplace speichert alle Informationen an einer zentralen Stelle und kann sie bei Bedarf allen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich machen. Je schneller der Informationsfluss gestaltet wird, desto positiver ist der Einfluss auf die Produktivität. Zudem sind Mitarbeiter mobil. Diese freiere und selbstständigere Arbeitsweise bedeutet mehr Verantwortung und kann zu höherer Motivation führen. Auch ist es entscheidend, Applikationen komfortabel verfügbar zu machen. Mitarbeitern Zugriff auf Anwendungen zu verschaffen, ist nirgendwo so leicht wie am digital ausgestalteten Arbeitsplatz. Außerdem werden Mitarbeiter durch die Automatisierung von Prozessen effektiv entlastet. Wenn Fleißarbeiten zunehmend von intelligenten Systemen in der Cloud übernommen werden, kann der Mitarbeiter sich stärker einer strategischen und kreativen Denkweise zuwenden. Darüber hinaus helfen moderne Kollaborationswerkzeuge, sich effizienter mit Arbeitskollegen, Vorgesetzten und Kunden auszutauschen. Da alle miteinander über das Internet vernetzt sind, ist jeder für alle anderen besser verfügbar.

Kosteneinsparungen und -transparenz

Durch die Einführung des Digital Workplace sind eine simple Internetanbindung und ein beliebiges Endgerät die einzigen Produktivitätsvoraussetzungen. So werden zeit- und kostenintensive technische Vorbereitungen von Arbeitsgeräten oder kompletten Firmenstandorten größtenteils obsolet. Vage Kostenpunkte zur Anschaffung und für den Betrieb eines IT-Arbeitsplatzes wandeln sich in transparente, monatliche oder jährliche Pauschalen.

Attraktivität für Bewerber

Um im War for Talents zu bestehen, müssen Unternehmen Strukturen schaffen, die beispielsweise Homeoffice oder Vertrauensarbeitszeiten ermöglichen. Für den Austausch und Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens sind digitale Lösungen wie Chatfunktionen oder virtuelle Meetings, Coaching- und Mentoringprogramme unabdingbar. Der Arbeitsplatz sollte Kreativität und Kollaboration erlauben und Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, konzentriert allein oder dynamisch im Team zusammenzuarbeiten. Die Lösung hierfür bietet der Digital Workplace. Er steht für zeitgemäßes Arbeiten und vermittelt Werte, die jungen Fachkräften wichtig sind. Die Generationen Z und Alpha brauchen Freiräume, flache Hierarchien sowie flexible und mobile Arbeitsformen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Der Digital Workplace macht es möglich: Die starren Strukturen des Arbeitsalltages von gestern lösen sich auf und schaffen Raum für individuelle Anforderungen und Lebensentwürfe. Dabei passen sich Lösungen und Systeme an unterschiedliche Rahmenbedingungen dynamisch an. Die Vereinheitlichung und Vereinfachung sowie die gewonnene Orts- und Geräteunabhängigkeit tragen maßgeblich zu erhöhter User Experience bei. Mitarbeiter spüren die erhöhte Informationstransparenz und lassen sich einfacher in das Firmengeschehen und den Entwicklungsprozess mit einbinden.

Herausforderungen meistern – Zukunft gestalten

Moderne IT-Infrastruktur

Der Digital Workplace ist eine moderne und zukunftsfähige IT-Infrastruktur. Im Prozess der Transformation wird die IT zum Enabler von Arbeiten 4.0. Mitarbeitern werden die geeigneten Werkzeuge an die Hand gegeben, um ihren Arbeitsalltag individuell und produktiv zu gestalten. Das allerdings zeigt auch: Wenn die Mittel nicht geeignet sind oder die Infrastruktur nicht passend, dann werden die Maßnahmen nicht greifen und die Transformation insgesamt nicht gelingen.

Work, Process and Progress

Im Zentrum einer modernen IT-Infrastruktur steht der Mitarbeiter und seine Arbeitsweise. Dabei werden zeitraubende Abläufe automatisiert und komplexe Arbeiten vereinfacht. Der Digital Workplace schafft Freiräume, die vorher nicht denkbar gewesen wären. Das bedeutet: Arbeiten wird flexibler und passt sich auch individuellen Lebensgewohnheiten an. Um Mitarbeiter zu Unterstützern des Transformationsprozesses zu machen, müssen sie zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Art und Weise informiert, motiviert und aktiviert werden. Wird diese Leistung nicht korrekt erbracht, können Ängste und Sorgen schnell zum Hindernis im Projekt werden.

Sicherheit

Der Digital Workplace ist abgesichert. Er stellt hohe Sicherheitsanforderungen an den Austausch von Daten und Unternehmensinformationen. Hierbei ist es wichtig, individuelle Lösungen zu entwickeln, die genau auf die Ziele und die Unternehmensstrategie zugeschnitten sind. Security-Konzepte werden intelligent in den Arbeitsalltag integriert und stellen das reibungslose, digitale Arbeiten sicher. Dies verlangt allerdings die richtigen Produkte und auch das Know-how versierter Experten. Werden Entscheidungen ohne die nötigen Kenntnisse getroffen, können grobe Sicherheitsdefizite entstehen.

Unternehmenskultur

Die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch. Heute sind es Elemente wie Wissen, Vernetzung und Kreativität, die erfolgreiche Unternehmen ausmachen. Denn der digitale und auch der demografische Wandel erfordern eine neue Art der Zusammenarbeit. Es geht um die Unternehmenskultur 4.0, die sich in jeden Bereich hineinbewegt und alle Prozesse und Strukturen umfasst. Vorgesetzte müssen die Art ihrer Kommunikation und Führung überdenken und gegebenenfalls verändern, denn es sind Faktoren wie Kreativität, Empathie und die Fähigkeit zu ganzheitlichem Denken, die moderne Unternehmen auszeichnen.

Auf dem Weg zum Digital Workplace

Technologien allein genügen nicht, um Veränderung herbeizuführen. Die Veränderung muss jeden Bereich des Unternehmens umfassen. Wer beispielsweise die Voraussetzung schafft, Mitarbeiter flexibel von zu Hause aus arbeiten zu lassen, ihnen dann als Vorgesetzter aber nicht das notwendige Vertrauen schenkt, der hat sein Ziel verfehlt. Derjenige wird auf dem Weg zum Digital Workplace bei seinen Mitarbeitern nicht auf Verständnis stoßen oder es schaffen, diese zu motivieren sich mit neuen Technologien auseinanderzusetzen. Denn das Eine bedingt das Andere. Wer die Zukunft predigt, muss sie auch leben. Vor diesem Hintergrund wird die Rolle der Mitarbeiter in diesem Prozess deutlich: ohne die Akzeptanz der Nutzer ist das Digitalisierungsprojekt zum Scheitern verurteilt. Neue Möglichkeiten und Werkzeuge können ihre Wirkung nur entfalten, wenn sie auch genutzt werden. Und Projekte können nur Erfolg haben, wenn Mitarbeiter die veränderten Prozesse verinnerlichen und sich aktiv mit dem Inhalt identifizieren.

Warum wir der richtige Digital Workplace Partner sind?

Warum wir der richtige Digital Workplace Partner sind?

Dass die Vision vom Arbeitsplatz der Zukunft und des Digital Workplace, zur Realität werden kann, merken wir als Mitarbeiter von Login Consultants täglich. Wir bedienen uns selbst den neuesten digitalen Werkzeugen, leben den kontinuierlichen Austausch durch Chat- und Multimediafunktionen und die intensive Zusammenarbeit durch moderne technische Kollaborationswerkzeuge. Trotz dessen, dass wir über ganz Deutschland verteilt sind, fühlen wir uns mit dem Unternehmen und unseren Kollegen verbunden.

Als Spezialist im Bereich des digitalen Arbeitsplatzes haben wir es uns als Login Consultants zur Aufgabe gemacht, die jeweils aktuellen Innovationen von Microsoft, Citrix und Co. zu verstehen und auch in der Tiefe anwenden zu können. Indem wir den Digital Workplace für uns selbst entdeckt haben, sehen wir uns umso mehr dafür geeignet, Sie professional zu beraten und zu unterstützen. Resultat dieser Expertise und Erfahrung ist unser eigenes Digital Workplace-Angebot „Login Flexible Workspace“ und die entsprechende Strategie, mit der wir unsere Kunden auf dem Weg zum persönlichen Digital Workplace erfolgreich unterstützen.

7 Schritte zum Digital Workplace:

01. Die Anforderung

Die eigene Vision und seine Anforderungen zu kennen, ist Grundvoraussetzung. Im Zentrum Ihrer Überlegungen müssen Fragen stehen, wie „Wie möchten wir in Zukunft arbeiten?“, „Worauf legen wir dabei wert?“, „Welche Endgeräte möchten wir miteinbeziehen?“. Begehen Sie nicht den Fehler, diese Fragen nur in einem ausgewählten Kreis und mithilfe einzelner Stellvertreter zu beantworten. Binden Sie Ihre Mitarbeiter möglichst flächendeckend in den Prozess mit ein.
Ein klares Ziel vor Augen zu haben, ist die Voraussetzung, dass die Transformation insgesamt gelingen kann. Hier sind wir auf Ihren Input angewiesen.

02. Das Assessment

Wodurch zeichnet sich Ihr aktuelles Arbeitsumfeld aus? Mit welchen Anwendungen und Betriebssystemen arbeiten Sie? Wie sehen die aktuellen Workflows und Prozesse aus? Was läuft gut? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?
Um Ihren individuellen Weg mit Ihnen gemeinsam gehen zu können, müssen wir die Ausgangslage detailliert in Erfahrung bringen.

03. Der Kostenrahmen

Und wieviel darf es kosten? Am besten entscheiden wir uns einfach direkt für die umfangreichste und teuerste Lösung. Es liegt nahe, so zu antworten. Aber diese Antwort wäre falsch, denn sie würde gar nicht zu Ihrer Situation und dem vorhandenen Rahmen passen. Durch die rechtzeitige Klärung bewahren Sie sich vor einer späteren finanziellen Überraschung und möglichen Showstoppern.
Sie geben uns ein Budget und wir finden für Sie die bestmögliche, technische Lösung.

04. Die Konzeption

Wie genau setzt sich Ihr persönlicher Digital Workplace zusammen? Was kann als technische Basis dienen? Wie lassen sich Lösungen wie Microsoft 365 und die Citrix Workspace gewinnbringend für Sie einsetzen? Wie authentifizieren sich Ihre Mitarbeiter?
Wir erarbeiten mit Ihnen ein Konzept, das diese Faktoren berücksichtigt und optimal zu Ihrem Kostenrahmen und zum Unternehmen passt.

05. Die Pilotierung

Sie müssen sich bewusst sein, dass es sich auf dem Weg zum Digital Workplace um einen Prozess handelt. Anhand der Anforderungen und den gesammelten Parametern können wir Abteilungen und Arbeitsabläufe identifizieren, deren Migration sich für den Start eignen. Wir führen zunächst einen entsprechenden Piloten ein, den wir gemeinsam durch kontinuierliches Feedback evaluieren und anschließend optimieren. Erfüllt der Pilot die ursprünglich festgelegten Ziele? Gibt es Verbesserungspotenzial?
Wir helfen Ihnen, den Prozess zu überprüfen und zu evaluieren. Wir schieben Veränderungen an, wenn sie nötig sind.

06. Die Einführung

Nach dem Feintuning des Piloten und der Verarbeitung der Mitarbeiter-Rückmeldungen, steht das Rollout an. Wir strukturieren und kontrollieren mit Ihnen stufenweise die Einführung. Wir behalten nicht allein die technische Migration im Blick, sondern auch die entsprechenden Mitarbeiterschulungen.
Wir bereiten mit Ihnen Maßnahmen vor, mit denen Sie im Notfall ad hoc reagieren und antworten können.

07. Die Entwicklung

Sind wir damit schon fertig? Nicht ganz. Auch nach der erfolgreichen Implementierung werden neue und unbekannte Anforderungen auftauchen. Entsprechend gilt es Veränderungen und neue Maßnahmen möglichst einfach in Ihren Digital Workplace zu integrieren.
Wir liefern Ihnen das Wissen sowie die Werkzeuge und unterstützen Sie bei der Weiterentwicklung ihres individuellen, digitalen Arbeitsplatzes.

Der Weg ist das Ziel

Eine neue Technologie ist kein Selbstläufer. Es genügt nicht einfach, Mitarbeiter mit neuen Anwendungen auszurüsten, man muss sie auch motivieren und in die Lage versetzen diese zu nutzen. Das bedeutet, Unternehmen brauchen zusätzlich entweder qualifizierte Mitarbeiter, die Schulungen und Workshops bereitstellen oder müssen diese über externe Dienstleister beziehen.

Die Transformation sollte in jedem Fall nicht dem Zufall überlassen werden. Es empfiehlt sich, die erfolgreiche Nutzung der einzelnen Elemente kontinuierlich zu überprüfen und gezielt Hilfestellung zu geben, wenn wichtige Werkzeuge nicht korrekt eingesetzt werden. Ein Digital Workplace ist kein Projekt mit starrem Ziel. Er ist ein sich weiterentwickelndes, lernfähiges und überaus facettenreiches System. Er ist eine Reise, auf die man sich begibt. Eine Reise, deren Ende immer in der Zukunft liegt.

Auf dieser Reise wollen wir Sie begleiten.