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Envisioning Microsoft 365 – Drei entscheidende Schritte zur M365-Optimierung

Envisioning Microsoft 365 – Drei entscheidende Schritte zur M365-Optimierung

20.09.2022 | Matthias Pfeffer, Senior Architect Modern Workplace

Im Laufe der Jahre als Berater für Microsoft 365-Lösungen, im speziellen Office 365, habe ich viele Szenarien gesehen, wie Microsoft 365 in Unternehmen ausgerollt und lizenziert wird. Dazu möchte ich nicht richtig oder falsch sagen, manchmal eher kreativ oder “schnell”.

Wie ich darauf komme? In erster Linie, weil manche unter Deren eine komplette Microsoft 365 E3 Lizenz vollumfänglich an alle Benutzer verteilen, ohne genau die Bedürfnisse der Benutzer zu kennen. A la „… hier haste und nun arbeite…“ – in der Praxis hat diese Zuweisung mit Sicherheit seine Berechtigung, allerdings empfehle ich dies nicht.

Brauche ich das wirklich alles?

Nun, sieht man sich den „Blumenstrauß“ an Tools oder besser Services an, welche mit Microsoft 365 E3 einherkommen, sollte sich zu Beginn die Frage stellen: „Brauche ich das wirklich alles?“

Zugegeben, das breite Anwendungsangebot mit über 25 Anwendungen und Tools ergibt einige Tool-Kombinationen und macht den Einstieg in Microsoft Office 365 nicht leicht. Jeder Mitarbeiter hat erfahrungsgemäß mehrere Lizenzen, die er gar nicht nutzt. Wie können denn Teams, Yammer, Planner, Forms, Dynamics, Delve und Co. ein erhofftes Erlebnis für die effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Abteilungen, Teams und/oder Projekten liefern?

Damit die leistungsstarke Vielfalt von Microsoft Office 365 nicht im Chaos endet, sondern den Digital Workplace auf ein neues Level hebt, müssen einige User-zentrische Anwendungsfälle beachtet werden:

  • Wissen alle Ihre User, welches Tool für welche Aufgabe gedacht ist?
  • Erlaubt Teams nur das Chatten und Telefonieren oder mehr?
  • Mit welchem Tool kann eine große Video-Datei versendet werden oder ist ein versenden von Links sinnvoller?
  • Welche Anwendung unterstützt zielführend abteilungsübergreifende Zusammenarbeit?
  • Welche Tools sind voneinander abhängig und wie wirken sie sich auf die alltägliche Zusammenarbeit aus?
  • Wie können Sie als IT-Verantwortlicher die Identität der Mitarbeiter in der Cloud schützen und verhindern, dass die privaten und/oder sensiblen Inhalte für alle sichtbar werden?

Nach der Übermittlung der Fragen erläutere ich in der Regel meine Vorgehensweise bzw. empfehle einige Schritte:

Schritt 1: Lizenzzuweisung – welche Lizenzen benötige ich nun in meinem Unternehmen?

Grundsätzlich bekommt jeder Benutzer nur die Lizenzen, die er auch wirklich benötigt. Wir sprechen von einem Standard-Satz an Lizenzen, die jeder im Unternehmen tatsächlich benötigt. Im weiteren Schritt spezielle Lizenzen oder Lizenzpakete für erweiterte Anwendungsfälle und Benutzer.

Diese Zuweisung wird in der Praxis per Gruppenzugehörigkeit erledigt, um eine einfache und übersichtliche Administration zu gewährleisten. Diese Gruppen können im lokale Active Directory (AD) erstellt und nach Azure Active Directory (AAD) synchronisiert werden oder man legt die Gruppen direkt im AAD an und weist die Benutzer händisch oder per „Extended Attribut“ zu einer Gruppe zu. Eine dynamische Gruppenzuordnung ist ebenfalls möglich, erfordert aber erweiterte Lizenzen. Danach bestimmt man das Lizenzpaket und weist dies der Gruppe zu.

Schritt 2: Interviews

Um diese Frage zu beantworten, führen wir sehr gerne Interviews bei den Kunden durch. Interviews einzelner, ausgewählter Benutzer, um das Arbeitsverhalten zu verstehen und im zweiten Schritt Use Cases für das technische und organisatorische Design und das Enablement zu generieren. Plus, wir können daraus resultieren, welchen Grundstock an Tools bzw. Lizenzen Sie optimal einsetzen sollten.

Mit dem Wissen und der Erfahrung aus einer Vielzahl an erfolgreich durchgeführten Projekten, was welches Tool in der obigen Abbildung eigentlich kann, für welchen Zweck es geschaffen wurde und welchen Mehrwert es hat, kann man sehr schnell einige Use Cases identifizieren und andere von der Liste streichen.

In der Vergangenheit war Microsoft Teams das am häufigsten ausgerollten Tool aus dem Microsoft Office 365 „Blumenstrauß“, welches als Hub für die virtuelle Zusammenarbeit sowie Kommunikation gedacht ist. Viele IT-Verantwortlichen möchten Teams als Erstes ausrollen, da hier der größte und schnellste Mehrwert für die Benutzer liegt und alle sofort loslegen können.

Dies ist uneingeschränkt zu be-ja-hen, ABER es bringt einige technische und organisatorische Abhängigkeiten mit sich. Diese empfehlen wir detailliert zu betrachten, damit der größte Mehrwert für Ihre Benutzer erreicht und langfristig erfolgreich genutzt wird.

Schritt 3: Abhängigkeiten

Neben einem Office 365 Tenant, Identitäten (synchronisiert oder cloud-only), sowie entsprechenden Lizenzen, benötigt man noch einen Grundsatz an Sicherheits- und Designeinstellungen und es geht los…

Um die volle Benutzererfahrung zu bekommen – benötigen Sie aber noch die Erkenntnis, dass manche Tools voneinander abhängig sind. Und genau das wird im Envisioning Workshop gestresst und erklärt:

  • Welches Tool für welchen Zweck eigentlich bestimmt ist?
  • Wo liegt die Grenze zwischen der nützlichen Vielfalt und der Chaos-Falle?
  • Welche Tools können weg, um die Lizenzkosten langfristig zu sparen?
  • Wo entstehen die häufigsten rechtlichen und regulatorische Sicherheitslücken durch M365 und wie sie besser eingerichtet werden können?
  • Wie die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter verbessert werden können?

Am Beispiel von Microsoft Teams wird deutlich, dass die User einige Tools benötigen. Für die optimale “User Experience” sollten daher folgende Tools und Services eingeplant werden:

  • Exchange Online Postfach
  • Sharepoint Online
  • OneDrive for Business
  • OneNote
  • Planner
  • To-Do.

Also eine ganze Menge an anderen Tools und Services, die ebenfalls vorher designt, getestet, ausgerollt und trainiert werden sollten!

Parallel sollte Teams ebenfalls durch die verschiedenen Schritte begleitet werden – nicht nur Chat und Telefonie, …, das können die meisten „WhatsApp“ Benutzer intuitiv. Nein, vielmehr, wann erstelle ich ein Teams und wann einen Kanal? Benötige ich externe Personen und welche Namen vergebe ich für das Teams teams?

Diese Fragen sind wiederum von den Interviews abhängig. Daraus resultieren die Use Cases, dem daraus erstellten Design, dem Sicherheitskonzept und den internen Spielregeln im Umgang mit den Tools.

Fazit

An dieser kurzen Ausführung erkennt man, dass es genau diese technischen und organisatorischen Abhängigkeiten untereinander gibt. Daher ist eine kontrollierte und phasenweise Einführung von Microsoft 365 essenziell und diese sollte sehr detailliert geplant werden. Auf diese Weise bekommen Sie als IT-Verantwortlicher die maximale Aufmerksamkeit und Akzeptanz der Benutzer. Denn alle wissen, wann und wo sie welches Tool nutzen sollen und dieses genau auf die Bedürfnisse zugeschnitten ist.

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