Future Workplace – Zwischen Wirtschaftlichkeit und Flexibilität

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Diese Frage lässt sich mit Sicherheit nicht allgemeingültig beantworten. Dennoch gibt es einige grundlegende Eigenschaften, die der Future Workplace mitbringen sollte, um Unternehmen einen Vorteil zu bieten. Im Zentrum aller Überlegungen steht der Mitarbeiter mit seinen individuellen Bedürfnissen an einen modernen Arbeitsplatz. Doch warum besteht überhaupt die Notwendigkeit altbewährte Arbeitsplatzstrukturen grundlegend zu verändern?

Die Veränderung der Arbeitswelt

Die Arbeitswelt unterliegt derzeit einem großen Wandel. Einerseits hängt diese Entwicklung eng mit den Auswirkungen der digitalen Transformation zusammen andererseits müssen Unternehmen auf den zunehmenden Druck aus dem „War for Talents“ reagieren.

Der technische Fortschritt der digitalen Transformation hat dem Mitarbeiter gezeigt, dass ein statischer Arbeitsplatz nicht mehr notwendig ist. Vielmehr besteht ein immer stärkeres Bedürfnis der Mitarbeiter darin sich flexibel die Arbeitsorte aussuchen zu können, um die Work-Life-Balance zu verbessern. Dass die flexible Arbeitsplatzwahl einen großen Einfluss auf die Produktivität hat, haben bereits diverse Studien bewiesen. Häufig fällt an dieser Stelle das Stichwort „Home-Office“ und mit Bezug auf den hohen Stellenwert bei Arbeitnehmern ist die Bedeutung von Home Office Modellen zu recht ausgiebig diskutiert worden. Aufgrund der Vielzahl an Beiträgen, möchten wir jedoch an dieser Stelle nicht weiter darauf eingehen, sondern verweisen auf unseren Blogbeitrag „5 gute Gründe für mobiles Arbeiten“. Ein weiterer Einfluss der digitalen Transformation auf den Future Workplace liegt insbesondere in der Vereinfachung von Kommunikationsmöglichkeiten inklusive Datenaustausch und gemeinsamer Teamarbeit. Vor allem Cloud Services spielen eine große Rolle bei der Umsetzung solcher Prozesse. Die neuen Technologien erlauben problemlos das gleichzeitige und gemeinsame Arbeiten an Projekten, ohne dass dafür eine räumliche Nähe notwendig ist. So können standortübergreifende Kompetenzteams gebildet werden, die sich in ihren Fähigkeiten optimal ergänzen.

Die zweite treibende Kraft für die Veränderung der Arbeitswelt – der „War for Talents“ – nimmt insofern Einfluss auf den Arbeitsplatz der Zukunft, dass mit neuen Arbeitsplatzmodellen, gestützt durch modernste Technik, die Arbeitgeberattraktivität gesteigert wird. Während in der Vergangenheit insbesondere das Gehalt ausschlaggebend für die Wahl des Arbeitgebers war, verliert diese Priorität zunehmend an Bedeutung. Vielen Arbeitnehmern ist eine sinnvolle Arbeit und das Gefühl von Einfluss auf den Gesamterfolg wichtiger als monetäre Vorteile. Insbesondere junge Mitarbeiter sind zudem davon überzeugt, dass innovative Ideen vor allem durch eine moderne Büroausstattung ermöglicht werden. Moderne Technologien spielen dementsprechend eine ebenso wichtige Rolle wie eigene Ideen im Unternehmen einzubringen aber auch umzusetzen, wodurch eine Gleichberechtigung aller Mitarbeiter unabhängig von Position im Unternehmen entsteht. Die Innovation, die Umsetzung und das Ziel steht im Fokus der Arbeit. Hierarchische Strukturen und autoritäres Vorgesetztenverhalten werden heutzutage hingegen negativ wahrgenommen. Um im „War for Talents“ somit die Nase vorn zu haben, ist es für Arbeitgeber enorm wichtig mit modernen Arbeitsplatzstrategien zu punkten, die in vielen Fällen mit einem Wandel der Unternehmenskultur aber auch der technischen Modernisierung einhergeht. Mehr zu den Auswirkungen des „War for Talents“ erfahren Sie hier.

Mobilität und flexible Ausstattung als Ausgangspunkt für den Future Workplace

Wie sich bereits gezeigt hat, stehen im Zentrum von modernen Arbeitsplatzstrategien heutzutage mobile Arbeitsplätze. Damit neue Mobility-Modelle jedoch in der Praxis funktionieren, muss aus Arbeitgebersicht ein Umbruch im Denken stattfinden. In vielen Fällen besteht noch heute die Meinung, dass nur Mitarbeiter, die auch anwesend sind, produktiv arbeiten. Herrscht dieses Bild im Unternehmen vor, macht die Einführung mobiler Technologien nur wenig Sinn, da ein Druck auf die Mitarbeiter entsteht und die mobilen Technologien nicht zur produktiveren Arbeitsweise beitragen. Die Herausforderung für das Management besteht daher in einem ersten Schritt darin dem Mitarbeiter das nötige Vertrauen entgegenzubringen und anschließend zu identifizieren welche mobilitätsfördernden Technologien für den jeweiligen Mitarbeiter tatsächlich die Produktivität fördern. Nur wenn beide Parteien – Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer – durch flexible Arbeitsplatzmodelle zufriedengestellt werden, ist eine Umsetzung im Sinne des Future Workplace sinnvoll.

Ist die erste Hürde genommen, entstehen jedoch direkt neue Herausforderungen, denn eine Verbesserung der Mobilität geht in vielen Fällen mit einer steigenden Anzahl an End-Geräten einher. Je nach Anforderungsbedarf wird am Schreibtisch mit dem Laptop, unterwegs mit dem Tablet und beim Kunden vor Ort mit dem Smartphone gearbeitet. Der Arbeitnehmer hat in solchen Fällen mindestens zwei und in vielen Fällen drei geschäftliche End-Geräte. Hinzu kommen in der Regel noch weitere (private) Geräte, die sowohl für geschäftliche als auch private Zwecke eingesetzt werden. Beispielsweise um nur „kurz“ eine E-Mail zu beantworten oder eine Kurznachricht via WhatsApp an einen Kollegen zu senden. Es besteht die Gefahr, dass sich eine Schatten-IT bildet, bei der unkontrolliert End-Geräte im Firmennetzwerk genutzt werden. Dadurch entsteht ein enormes Sicherheitsrisiko, da kein einheitliches Sicherheitsmanagement von der IT-Abteilung durchgeführt werden kann. Hinzu kommt eine erhöhte Belastung der IT-Ressourcen, welche sich auf die Performance der IT-Infrastruktur auswirken kann. All diese Aspekte müssen von der IT-Abteilung abgefangen werden, wodurch die Belastung der IT-Mitarbeiter erheblich steigt und höhere administrative Kosten entstehen.

Arbeitgeber stehen durch die steigende Anzahl an End-Geräten vor der Herausforderung die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen und gleichzeitig die Wirtschaftlichkeit des Device Managements sicherzustellen. Individuelle Bedürfnisse bedeuten unterschiedliche Hersteller und verschiedene Anwendungen, wodurch die Verhandlungsbasis mit End-Geräte Hersteller geschwächt wird. Darüber hinaus wird das Management der End-Geräte deutlich aufwändiger und unübersichtlicher. Der erhöhte Aufwand für die IT-Abteilung ist in vielen Fällen nicht wirtschaftlich, da die Mitarbeiter mit Routinearbeiten beschäftigt sind, anstatt sich auf die Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur zu kümmern. Um diesem Umstand entgegenzuwirken, kann es beispielsweise sinnvoll sein, dass Firmen Ihre Services über einen externen Dienstleister oder aus der Cloud beziehen. Dadurch wird einerseits der mobile Zugriff auf Daten und Anwendungen erleichtert, die Sicherheitsbestimmungen lassen sich leichter einhalten und die Kostenplanung effizienter gestalten.

Es führt kein Weg an der Cloud vorbei

Cloud Services sind auf dem Vormarsch und der Einsatz wird in den nächsten Jahren weiterhin zunehmen. Auch der Future Workplace wird sich aufgrund der wirtschaftlichen Vorteile, bspw. verbesserte Liquidität durch operative Kosten, zunehmend in die Cloud verlagern. Diese Entwicklung wird außerdem durch den Wunsch des Mitarbeiters nach Mobilität und Flexibilität nicht mehr aufzuhalten sein. Die Verlagerung des Arbeitsplatzes in die Cloud bietet neben den wirtschaftlichen Vorteilen die Möglichkeit, dass die Teamarbeit in Unternehmen deutlich verbessert werden kann. Datenaustausch über große Distanzen bzw. Standorte hinweg kann problemlos vollzogen werden und auch die gemeinsame sowie zeitgleiche Arbeit an Dokumenten ist über die Cloud kein Problem. Dadurch lassen sich Mitarbeiter an verschiedenen Orten zu jeder Zeit in die Arbeitsprozesse mit einbinden. Es spielt keine Rolle, ob der Angestellte sich im Home-Office, im Park oder beim Kunden befindet.

Wenn der ortsunabhängige Zugriff auf Daten und Anwendungen am besten und kosteneffizientesten aus der Cloud erfolgt, sollte der Umstieg frühzeitig von Unternehmen angestoßen werden, um in einigen Jahren nicht von der Konkurrenz abgehängt worden zu sein. Damit nicht gegen Sicherheits- und Compliance Regeln verstoßen wird, macht es Sinn eine Hybride- oder Multi-Cloud im Unternehmen aufzubauen, bei denen die geschäftskritischen Daten und Anwendung im eigenen Rechenzentrum liegen und Standardanwendungen wie bspw. Microsoft Office aus einer Public Cloud bezogen werden. Die Mitarbeiter greifen mit dem End-Gerät ihrer Wahl lediglich auf die Server zu, sodass Sicherheitsrisiken minimiert werden können, da keinerlei Daten lokal auf dem End-Gerät gespeichert werden.

Vorteile von „as-a-Service“ Modellen

Cloud Services werden in der Regel auch als „-as-a-Service“ bezeichnet. Im Falle des Future Workplace heißt es „Workplace-as-a-Service“ und hat für Unternehmen den Vorteil, dass von der Beschaffung über die Installation bis hin zu Wartung und Betrieb das gesamte Management von einem Dienstleister übernommen wird. Die Abrechnung erfolgt in fast allen Fällen zu einem monatlichen Festpreis und erleichtert dadurch die Kostenplanung. Im Gegensatz zum unternehmensinternen Workplace Management, profitieren Unternehmen von einem geringeren Risiko, da Service Level Agreements (SLAs) verbindlich definiert werden sowie einer optimierten Kostenplanung.

Beim Future Workplace:

• Wird die Kostenplanung optimiert: Abrechnung findet pro Workplace / Monat statt.
• Wird die Sicherheit durch Service Level Agreements (SLAs) garantiert und dadurch Risiken minimiert.
• Wird ein kosteneffizientes Management ermöglicht: Das Device Management wird über verschiedene Kunden hinweg vorgenommen werden. Die – Mitarbeiterkosten für das Management verteilen sich somit.
• Dienstleister haben einen 100% Fokus auf den IT-Service und können in der Regel höhere Sicherheitsstandards einhalten.
• Ähnliche Aufgaben von verschiedenen Kunden, können vom Dienstleister automatisiert und so schneller und effektiver erledigt werden.

Bei der Umsetzung des Future Workplace macht es für Unternehmen daher mit Blick auf die Wirtschaftlichkeit Sinn zu prüfen, inwiefern eine Workplace as a Service Lösung in Frage kommt. Wir beraten Sie gerne.