Wie sieht das Office of the Future aus – Ein kleiner Einblick!

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel – aber was genau verändert sich eigentlich und welchen Einfluss hat das auf unseren täglichen Gang ins Büro? Bereits hier beginnt die Schwierigkeit das „Office of the Future“ zu definieren. Home Office, steigende Tendenz von standort- und projektübergreifender Teamarbeit sowie agile Entwicklungsmethoden zeigen, dass sich statische Arbeitsplatzstrukturen immer mehr auflösen. Wir skizzieren daher in diesem Beitrag wie das Büro der Zukunft aussehen wird und welche Vorteile es für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber bietet.

Das Büro der Zukunft – Weg vom Platz, hin zum Raum

Im Office of the Future werden sich Arbeitsplätze im klassischen Sinn immer mehr auflösen und in sogenannte Open Spaces umgewandelt. Ganz nach dem Vorbild einiger Vorreiter wie Microsoft, SAP oder Vodafone können Mitarbeiter jeden Morgen spontan entscheiden wo sie arbeiten möchten. Dieser Trend resultiert aus der Erkenntnis, dass der Wohlfühlfaktor von Mitarbeitern einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität hat. Je nach Projektanforderung besteht das Bedürfnis nach Konzentration, Austausch oder auch Entspannung, um die Aufgaben mit höchstmöglicher Effektivität zu erfüllen. Um diesem Wunsch nach individuellen Arbeitsorten nachzukommen, müssen Unternehmen in Zukunft ihre Räumlichkeiten neu strukturieren.

Ein Ansatz besteht in der Etablierung von sogenannten Open Spaces, die darauf ausgelegt sind eine optimale Umgebung für verschiedene Arbeitsphasen zu bieten. Letztlich bieten Open Spaces eine Reihe von Arbeitsplatzstationen, die im Laufe eines Tages oder Projektes durchlaufen werden können. Beispielsweise werden E-Mails beim Kaffee in einer Lounge bearbeitet, eine Präsentation im Ruheraum erstellt und für die Innovationsphase Kreativräume genutzt. Jeder dieser Räume ist nicht nur von der Umgebung, sondern auch von der technischen Ausstattung an die jeweilige Aufgabe angepasst. Die steigende Mobilität der Mitarbeiter, auch im Büro selbst, bedeutet für Unternehmen, dass ein einwandfreier Zugang zu Daten und Anwendungen ermöglicht wird. Welche Vorteile solche Mobility Lösungen bieten und welche Umsetzungsmöglichkeiten gibt, haben wir in dem hier verlinkten Blogbeitrag beschrieben. Daher gehen wir an dieser Stelle nicht weiter darauf ein. Das Office of the Future stellt Unternehmen nämlich noch vor eine weitere Herausforderung, für die es derzeit noch keine so etablierten Lösungen gibt wie im Mobility Bereich.

Anywhere – Anytime – One-Device?

Viele IT-Unternehmen werben damit, dass alle Daten und Anwendungen überall, zu jeder Zeit und auf jedem End-Gerät verfügbar gemacht werden. Dieser Ansatz ist gerade bei Open Space Modellen besonders wichtig, da jedes zusätzliche Gerät stört. Daten und Anwendungen müssen daher einwandfrei auf jedem beliebigen Gerät zur Verfügung stehen. Es darf keine Rolle mehr spielen, ob man über sein Smartphone, das Tablet oder gar einen fremden Laptop – unter Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen – auf die Daten zugreift. Andernfalls müssten die Mitarbeiter jedes Mal alle Geräte zu einer neuen „Arbeitsstation“ mittragen, was mit Sicherheit zu Unmut führen würde? Daher werden beim Office of the Future Lösungen zum Tragen kommen, bei denen die Daten nicht mehr auf der Hardware liegen, sondern die End-Geräte lediglich den Zugang zu den Daten auf einem externen Server ermöglichen. Bei Open Space Modellen gibt es zwei praxisorientierte Lösungsansätze. 1. Mitarbeiter greifen an festinstallierten Thin Clients auf virtuelle Desktop Infrastrukturen zu. 2. Über Dockingstationen für Smartphones benötigt der Mitarbeiter lediglich sein Handy um alle Aufgaben ausführen zu können. Die Dockingstation ist mit Eingabegeräten (Maus und Tastatur) versehen und der Bildschirm wird auf einem großen Monitor übertragen. Je nach Anforderungsbedarf werden beide Ansätze kombiniert, wodurch das Smartphone zu einem vollwertigen Windows PC werden kann.

Der Vorteil von virtuellen Desktops liegt darin, dass Hardwareanforderungen keine Rolle mehr spielen. Alle Anwendungen können über das Smartphone gesteuert werden, unabhängig davon ob mit Standardsoftware wie Microsoft Office, oder mit Spezialanwendungen beispielsweise CAD-Programmen gearbeitet wird. Die Rechenleistung wird auf einem externen Server ausgeführt und nicht mehr auf dem End-Gerät selbst. Die Usability entspricht jedoch weiterhin der gewohnten Arbeitsweise mit Tastatur und Maus auf großem Bildschirm. Solche Lösungen haben gleichzeitig für Arbeitgeber Vorteile. Insbesondere wenn Handys vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, entsteht ein finanzieller Nutzen, da anstatt Laptop und Smartphone nur noch ein Device notwendig ist. Darüber hinaus lassen sich Lizenzkosten für virtuelle Desktops in der Regel besser planen, da je nach Bereitstellungsmethode nur für die exakte Anzahl der eingesetzten Desktops gezahlt werden muss. Langfristige Investitionskosten für Laptops können durch operative Kosten ersetzt und die Liquidität des Unternehmens gesteigert werden.

Virtual Office – Zusammenarbeit über Raumgrenzen hinweg

Tägliche Aufgaben werden in Zukunft nicht nur an verschiedenen Orten erledigt, sondern sich immer stärker in virtuelle Räume verlagern. Die technischen Möglichkeiten Daten in Echtzeit an verschiedenen Orten gleichzeitig zu bearbeiten und per Videochats den aktuellen Stand zu besprechen, fördert einen innovativen Austausch mit Kollegen im Home Office oder über Standorte hinweg. Dadurch werden nicht nur neue Ideen entwickelt, sondern Mitarbeiter profitieren von neuen Einflüssen und Know-How, das sich sonst auf einen Standort beschränken würde.

Insbesondere für Mitarbeiter im Home Office ist eine virtuelle Anbindung an das Büro besonders wichtig, um ein Teamgefühl weiterhin aufrecht zu erhalten. Ein stark ausgeprägtes Teamgefühl stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen und hat einen entscheidenden Einfluss auf die Motivation jedes Einzelnen Mitgliedes. Dadurch arbeiten Kollegen im Home Office nicht nur zufriedener, sondern es wird einer potenziellen Gefahr von Fluktuation entgegengewirkt.

Fazit

Das Office of the Future wird also in jeder Hinsicht ortsungebunden sein und bietet Unternehmen und Mitarbeitern diverse Vorteile, die sich von verbesserter Mobilität, über mehr Flexibilität bis hin zu einem optimierten Know-How Transfer erstrecken. Virtualisierungslösungen stehen dabei im Zentrum der Überlegung, um die Vorteile auch tatsächlich gewinnbringend für alle Parteien zu nutzen.

In unserer Webinar Aufzeichnung erhalten Sie einen Einblick wie eine mobile Arbeitsplatzlösung mit SamsungDeX funktioniert. Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zu allen Themen rund um das Office of the Future zur Seite.