Workspace Services – Ein digitaler Arbeitsplatz ist ein agiles Projekt

10.05.2023 | Jasmina Hrustanovic

Agilität ist das was ein erfolgreiches Digital Workplace Projekt ausmacht

Der Digital Workplace ist kein fertiges Produkt – es ist ein Projekt innerhalb einer Organisation, das im Vorfeld einiges an Recherche bedarf und mit einem Projektleiter, Stakeholder, Fachteam und Product Owner gemeinsam durchgeführt wird. Ein digitaler Arbeitsplatz ist im Grunde ein agiles Projekt. Um ein solches erfolgreich zu starten, sollten Sie zu Beginn immer ein Big Picture erstellen. In anderen Worten: das Projekt beginnt mit einer Strategie. In unserem Webinar vom 02.03.2023 berichtete René Duhan, Senior Consultant Professional Service, darüber, wie die Strategie für den digitalen Arbeitsplatz festgelegt und verfeinert werden kann.

Damit das Projekt “Digitaler Arbeitsplatz” einer klaren Strategie folgt, müssen hierzu alle relevanten Abteilungen involviert sein.

Die größten Hindernisse, die uns bei der Einführung von digitalen Arbeitsplatz-Lösungen begegnen:

• Zu hohe Kosten für eine Cloud-Strategie (Lizenzen, Beratung, Devices, Schulungen)
• Unzureichende vorhandene IT-Infrastruktur, um den neuen digitalen Arbeitsplatz abzubilden
• Ungeeignete Tools und Software für die Cloud
• Geringe Kenntnisse der Mitarbeiter
• Mangelnde Verfügbarkeit von Endgeräten aufgrund von Marktgegebenheiten
• Fehlende Zustimmung des Betriebsrates zur Nutzung von Tools wie Microsoft Viva
• Know-how im Unternehmen für die Umsetzung nicht vorhanden

Die digitale Kompetenz des Users sicherstellen

Im Mittelpunkt des Projekts steht der User. Um die digitale Kompetenz der Benutzer zu gewährleisten, müssen Sie, mit der Einführung des Arbeitsplatzes, Schulungen für bestehende und neue Mitarbeiter einplanen. Am effektivsten wird dies über die agile Methode MS DevOps gelöst.

Dabei werden mittels User Stories PBIs, Epics oder Features bearbeitet. Ein Beispiel dazu:

• Ein Epic kann das Netzwerk sein
• Das Feature hierfür wäre dann das lokale Netzwerk (WAN)
• Das Product Backlog Item (PBI) wäre dann die konkrete Aufgabe aus den User Stories heraus, wie z.B. “Ich möchte gerne am Standort XYZ auf gewisse Ordner von überall aus zugreifen.”
• In anderen Worten bedeutet dies: Der User muss in der Lage sein, am Standort XYZ auf seine Daten gleichermaßen zuzugreifen, als wäre dieser im Headquarter ansässig
• Hierzu werden Efforts eingetragen, die durch den Product Owner (PO) priorisiert werden

Der Digital Workplace aus Sicht der Anwender

Im Digital Workplace gibt es eine Vielzahl von Endgeräten, die von Usern genutzt werden. Dabei ist es wichtig, dass jeder User sich auf seinem jeweiligen Device wiederfindet. Eine Möglichkeit hierfür stellen Portale dar, über welche sich die Anwender einloggen und auf ihre Daten zugreifen können. Dabei ist es wichtig zu wissen, wo die Daten gespeichert und wieder gefunden werden können. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Digital Workplace ist die Kollaboration, damit jeder Benutzer effektiv mit seinen Kollegen zusammenarbeiten kann.

Um den reibungslosen Übergang in den Digital Workplace zu gewährleisten, müssen alle bisher genutzten Legacy Apps weiterhin nutzbar sein. Auch bekannte Produkte wie Word oder Excel sind im Digital Workplace verfügbar. Zusätzlich können Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner oder Handscanner angeschlossen werden, um eine nahtlose Integration in den Arbeitsprozess zu ermöglichen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Digital Workplace ist die zentrale Sicherheit. Diese muss den Usern das Gefühl geben, dass ihre Daten und Informationen sicher vor Diebstahl und Missbrauch sind. Es ist daher wichtig, den Usern in Schulungen die richtigen Sicherheitsmaßnahmen zu vermitteln, um sie für ein sicheres Arbeiten zu sensibilisieren.

Ein anpassungsfähiger Arbeitsbereich lässt User effektiver arbeiten

Mit dem sogenannte Managed Workspace Portal von Orange Business bieten wir eine Lösung, die höchst anpassungsfähig ist und Ihren Usern einen optimalen digitalen Ausgangspunkt für ihre tägliche Arbeit bietet.

Ein anpassbares Workspace-Portal, das einen einfachen, schnellen und sicheren Zugriff auf alle SaaS- und Legacy-Programme, Daten und Informationen Ihres Unternehmens an einem Ort bietet, ohne dass sich Ihre User mehrfach anmelden müssen.

Unser 7-Schritte-Konzept

1. Wir führen mit Ihnen gemeinsam eine Bewertung/Analyse durch.
2. Wir erfassen die Anforderungen im Rahmen von User-Stories und Ihren IT-Vorgaben.
3. Wir erstellen ein Design der Umgebung.
4. Aus dem Design entwickeln wir einen Pilot – dies kann ein Team, eine Produktionsstätte usw. sein.
5. Aus dem Pilot erstellen wir ein Build für den Standort führen Tests durch.
6. Über ein Image erfolgt der Rollout des Digital Workplace an Ihre User.
7. Wir managen Ihre digitalen Arbeitsplätze.