Een slimme, sociale werkplek: Microsoft Viva for Teams vs. Citrix Intelligent Workspace
Door: René Lindeboom
In de afgelopen twintig jaar zijn we allemaal gewend geraakt aan een gestandaardiseerd ‘bureaublad’ met tientallen icoontjes en we kunnen daar onze weg vrij goed in vinden. Achter ieder icoontje zit een programma. Het ene programma is handiger als het andere, maar och – we klikken er ons wel doorheen. Al die verschillende afrolmenu’s, knoppen en menu-items – kan dat nou niet slimmer?
Het antwoord hierop is: ja, dat kan zeker slimmer. In eerste instantie denk je hierbij al snel aan een ‘portal’ oplossing, die met iedere browser en elk type device kan worden gebruikt. Echter, ook deze portal bestaat weer uit iconen, waardoor echte productiviteitsverhoging mist.
De gemiddelde kantoormedewerkers is gewend om informatie via tijdslijnen te consumeren (denk aan de manier waarop Facebook, Twitter, LinkedIN, Instagram en veel andere socials werken). Wat is er dan logischer dan het aanbieden van kantoortaken in zo’n vertrouwde en eenvoudige interface?
De slimme, sociale werkplek
Voor elke organisatie die nadenkt over de digitale werkplek geldt, dat het serieuze overweging verdient om de moderne werkplekoplossingen, gebaseerd op een ‘tijdlijn’ of ‘feed’, te overwegen.
De ‘tijdlijn’, zoals we allemaal kennen van social media blijkt een super gebruiksvriendelijke interface. We zijn er inmiddels allemaal mee vertrouwd en we hoeven er niets voor aan te leren. Ook zijn we gewend geraakt aan onze smartphones en tablets en we gebruiken die naast de vertrouwde laptop of desktop. Maar op elk device willen we graag de ‘sociale kanalen’ volgen en gebruiken.
De bekende werkplekvendoren spelen hier steeds meer op in door oplossingen op de markt te brengen, die ervoor zorgen dat gebruikers zo eenvoudig, intuïtief en productief mogelijk kunnen werken via de ‘tijdlijnmethode’. Ik licht er twee voor je uit.
Microsoft Viva for Teams
Tijdens Microsoft Ignite van begin maart 2021 introduceerde Microsoft haar product ‘Viva for Teams’. Viva is een uitbreiding op Microsoft Teams en brengt werkplekvernieuwing een stuk dichterbij. Binnen Teams kun je gebruik maken van een ‘tijdlijn’ met bijvoorbeeld intranet-nieuws, koppelingen naar SharePoint en naar SaaS-diensten, Wikipedia-achtige ‘cards’ en pagina’s, automatische analyse van je werkpatronen (en advies om nu en dan te pauzeren) en mini-enquêtes (pulse-survey) waarin je aan kunt geven hoe tevreden (of hoe gezond … ) je bent.
Viva voor Teams is volgens Microsoft een ‘employee experience’ bestaande uit vier widgets:
- Viva Topics (‘Wikipedia’)
- Viva Learning (SharePoint-koppeling)
- Viva Connections (de tijdlijnervaring)
- Viva Insights (automatische analyse)
Vooral ‘Topics’ lijkt een slimmer manier om op ‘topic cards’ bedrijfsinformatie vast te leggen en te delen. Denk aan het aanmaken van een interne kennisbank, maar bijvoorbeeld ook voor het delen van informatie binnen een groot project. Insights lijkt dan weer wat minder geschiukt voor de Europese markt (omdat dit focust op het vastleggen en analyseren van toetsenbord-aanslagen van de gebruiker om zo een ‘werkpatroon’ te detecteren). Maar zeker ‘Connections’ past helemaal in deze tijd natuurlijk terwijl het praktische nut van ‘Learning’ zich zal moeten bewijzen.
Met ‘Viva for Teams’ kiest Microsoft voor het aanbieden van heel veel functies en koppelingen binnen het bekende Teams. De veelheid aan mogelijkheden maakt het voor de gebruiker soms wat onoverzichtelijk. Daarom is er ook, net als bij veel Microsoft applicaties (en bij Windows zelf) een zoekfunctie aanwezig. Nog niet al deze functies zijn nu al beschikbaar overigens, maar ze komen er wel snel aan. Aannemelijk lijkt ook dat het niet bij deze vier Viva ‘widgets’ zal blijven. Wil je meer weten over Microsoft Viva? Klik dan hier.
Klinkt dit bekend, een ‘feed’ met ‘widgets’? Ja, inderdaad. Veel, zo niet al deze functionaliteit zit in Citrix Intelligent Workspace met Microapps (of is daar eenvoudig mee aan te bieden). Wat zijn dan zoal de verschillen?
Viva for Teams versus Citrix Intelligent Workspace
Citrix kiest met de Intelligent Workspace en de Microapps een iets andere route. De Intelligent Workspace bestaat weliswaar ook uit een ‘activity feed’ oftewel tijdlijn, maar deze wordt gevuld doordat er ‘custom’ koppelingen moeten worden gemaakt met diverse ‘backend’ systemen of diensten. Die koppelingen worden ‘Integrations’ genoemd. Voor veel gebruikte systemen en diensten zijn er al templates aanwezig (denk bijvoorbeeld aan SalesForce, SAP, Microsoft Dynamics, WorkForce en ServiceNow om maar een selectie te noemen). Er komen steeds meer van deze templates bij, waardoor gebruikers uit al deze backend systemen meldingen (‘notifications’) zullen zien op de eigen tijdlijn. Vervolgens kan de gebruiker met ‘Microapps’ snel en makkelijk een verzoek goedkeuren (of afkeuren), een ticket aanmaken, verlof aanvragen, declaraties indienen of goedkeuren, etcetera (de Microapps zijn eigenlijk ‘custom workflows’ en vormen een maatkostuum passend bij de organisatie en specifieke diensten).
De tijdlijn interface is strakker en eenvoudiger te ‘branden’ met eigen logo en kleuren, bevat meer flexibiliteit (de Microapps zijn volledig zelf te creëren) en de ondersteuning voor digitale workflows, inclusief digitaal ondertekenen, lijkt al wat verder doorontwikkeld. En ook Citrix Intelligent Workspace integreert inmiddels met Microsoft Teams.
Naast de tijdlijn biedt de Workspace interface ook nog directe toegang tot de published apps en desktops (het blijft wel Citrix tenslotte) en ook ‘Content Collaboration’ (het vroegere ShareFile). Met deze ‘follow-me data’ oplossing kan de gebruiker dus direct bij zijn/haar documenten, ongeacht waar deze zijn opgeslagen. Content collaboration ondersteunt zowel ‘cloud-data’ (zoals bijvoorbeeld OneDrive of DropBox) maar ook traditionele ‘on-premises’ shares en is daarmee de meest flexibele ‘follow-me’ data oplossing op de markt.