Het moderne werken vanuit gebruikersperspectief

In zijn vorige blog zoomde Leo van der Mee, IT Architect and Business Development Consultant, in op de verschillende begrippen die worden gehanteerd in het kader van het moderne werken. In deze blog bekijkt hij hoe die wereld van het moderne werken er uitziet voor de gebruiker.

Van werkplek naar clubhuis Hoe vervelend de coronacrisis ook is, ieder nadeel heeft zijn voordeel. Sommige van de noodmaatregelen tegen COVID-19 zullen een blijvende impact hebben op onze manier van werken. Onze strijd tegen het virus heeft noodgedwongen een enorme impuls gegeven aan het flexibele moderne werken. Zo is maximaal twee dagen op kantoor het nieuwe normaal bij bijvoorbeeld ABN Amro, lezen we op de site van RTL Nieuws. En de woordvoerder van KPMG ziet het hoofdkantoor niet meer als een werkplek, maar meer als een clubhuis.

Alles voor de gelukkige medewerker

De belofte die we aan de gebruiker doen als we het hebben over de moderne werkplek is: anywhere, anytime, on any device. Maar waar bestaat dat dan uit? Over één ding mag geen misverstand bestaan: in het midden staat de gelukkige, productieve medewerker. Modernisering van de werkplek is volgens ruim 85 procent van de IT-besluitvormers belangrijk om talent aan te trekken en te behouden. Bovendien zegt meer dan de helft van de werknemers dat werken van 9 tot 5 dood is. Activiteitgericht werken is het nieuwe normaal, en dat verhoogt de productiviteit met maar liefst 25 procent. Het is dus van cruciaal belang dat je medewerkers prettig kunnen werken. Zorg daarom voor goede samenwerkingstools zoals Microsoft Teams, een goede moderne laptop en regel een goede eerste-, tweede- en derdelijns helpdesk. Daarnaast is het belangrijk dat je medewerkers aan alle veiligheidseisen en geldende wet- en regelgeving kunnen voldoen. Je medewerkers bewustmaken van veiligheidsrisico’s is belangrijk, maar zorg ook voor intelligente smart-by-design security op organisatieniveau.

Workplace Analytics

Maar er is meer dat we kunnen doen om die medewerkers happy te maken. Want als je data in de cloud staan, kun je daar analyses op loslaten. Dat is precies wat Office 365 – en om iets specifieker te zijn: Workplace Analytics – voor de medewerkers doet. Workplace Analytics is een applicatie die de activiteiten die je uitvoert binnen Office 365 gebruikt om samenwerkingspatronen te identificeren die van invloed zijn op de productiviteit, de effectiviteit en de betrokkenheid van je medewerkers. MyAnalytics – het persoonlijke deel van Workplace Analytics dat alleen de werknemer zelf in kan zien – geeft inzicht in twee van de belangrijkste factoren in persoonlijke productiviteit: hoe je je tijd besteedt en met wie je die besteedt. Die informatie kun je, samen met je team, gebruiken om de vergaderkwaliteit te verbeteren, de focustijd te vergroten en de balans tussen werk en privé te verbeteren. Zo analyseert Office 365 hoeveel uren je steekt in het netwerken met mensen, in meetings, en de tijd die je aan werk spendeert buiten je werktijden. Zo krijg je meer inzicht in je eigen manier van werken en kun je daar efficiencyslagen op toepassen, waar je zowel tijdens werk als daarbuiten profijt van hebt. Want ook om te ontspannen moet je tijd inplannen.

Ben je niets vergeten?

Zelfs de dingen die je vergeet worden geregistreerd. Zo vergat ik laatst bij het aanmaken van een meeting in mijn agenda om aan te vinken dat het een Teams-meeting zou zijn. Bij de volgende meeting die ik aanmaakte, kreeg ik een pop-up die me erop attendeerde dat ik dit eerder vergeten was en of ik dit niet standaard aan wilde zetten. Met een simpele druk op de knop werd ik naar de instellingen geleid waar ik dit aan kon passen. Zo herkent Office 365 gedragspatronen en helpt je je werkomgeving efficiënter in te richten.