Hoeveel moet je budgetteren voor werkplekinnovatie? En wat kun je beter wel en niet doen?

De zomer is weer voorbij en dat betekent voor velen van ons dat het weer tijd is voor het maken van strategische plannen en het opstellen van de budgetten voor 2022. Zo ook het IT-budget. Hoeveel budget moet je opnemen voor werkplekinnovatie en waarom? Welke investeringen mag je in 2022 op werkplekgebied niet missen? Onze CTO, Chris van Werkhoven, geeft je een paar tips.

1. Durf te investeren

Deze eerste tip klinkt wellicht té simpel, maar toch staat deze met stip op nummer één. Investeer nou eens écht in de werkplek. Dankzij COVID-19 weten we inmiddels allemaal hoe belangrijk de werkplek is voor een organisatie en sterker nog hoe belangrijk een flexibele werkplek is. De tijd dat we van negen tot vijf achter onze kantoorpc doorbrengen is definitief voorbij. Nu het einde van COVID-19 in zicht is, zien we dat de meeste organisaties nadenken over een hybride werkmodel. Tijd dus om je werkplekinfrastructuur eens serieus onder de loep te nemen. Voldoet de werkplek aan de eisen en wensen van de (individuele) gebruikers? Is de werkplek flexibel én veilig genoeg om werken vanaf iedere locatie mogelijk te maken? Zet de werkplek de gebruiker echt in zijn kracht? Is het antwoord op al deze vragen in jouw organisatie ‘ja’, vraag jezelf dan ook eens kritisch af hoe lang het duurt voor een laptop verbonden is met het netwerk, hoe lang het duurt voor een gebruiker is ingelogd en of je nog gebruik maakt van VPN-verbindingen. Grote kans dat er ruimte is voor optimalisatie.

2. Kijk naar trends en ontwikkelingen in de markt

Wie investeert in een toekomstbestendige werkplek doet er verstandig aan om niet alleen te kijken naar wat nodig is in het ‘hier en nu’, maar om ook te kijken naar welke trends en ontwikkelingen in de komende jaren voet aan de grond gaan krijgen. Het is belangrijk om inzicht te krijgen in hoe de nieuwe generatie arbeidskrachten graag wil werken en welke disruptieve technologieën er op de lange termijn aankomen die van invloed zijn op jouw organisatie. Als je weet wat er gaat komen, kun je enerzijds de investeringen spreiden en anderzijds er vast voor zorgen dat de fundering die je nu legt, geschikt is voor de komende veranderingen.

3. Ga te rade bij je key stakeholders

IT draait al lang niet meer om systemen. Het gaat er juist om dat werknemers optimaal gefaciliteerd worden om hun werk uit te voeren. IT draait dus om de gebruiker en zijn/haar behoeften. Zodoende kun je alleen investeren in de juiste dingen als je exact weet wat de gebruiker nodig heeft. Stel daarom persona’s op en neem de tijd om te begrijpen wat er nodig is vanuit IT om hen het best in hun kracht te zetten. Houd bij het opstellen van de persona’s niet alleen rekening met de aard van hun werk, maar kijk ook naar eventuele generatieverschillen binnen je organisatie. Vergeet ook de afdelingen HR en communicatie niet te betrekken: de traditionele desktop verschuift immers steeds meer naar een social intranet oplossing, waarbij de werelden van IT, HR en communicatie samensmelten.

Investeer in gebruikerservaring

Vergeet ook niet om ruimte in je budget op te nemen voor tooling om de gebruikerservaring en performance van je werkplek te kunnen meten en proactief te kunnen monitoren. Dankzij deze tooling kun je niet alleen kosten besparen, maar ook de gebruikerstevredenheid een boost geven.

4. Identificeer de gaps

Analyseer de huidige staat van je werkplekinfrastructuur. Voldoet de huidige basis om een flexibele en veilige werkplekomgeving te bieden? Met welke legacysystemen moet je rekening houden en welke licenties/contracten lopen in de komende jaren af? Maak vervolgens inzichtelijk wat er nodig is om te komen tot een toekomstbestendige werkplek.

De kans is groot dat je tijdens de analyse van je huidige werkplekinfrastructuur tegen bepaalde innovatieblockers loopt, zoals je VPN-clients, je huidige applicatie-delivery-model etc. 

5. Faseer je projecten, maak je belangrijkste medewerkers vrij en maak gebruik van externe expertise…

Als je duidelijk hebt waar de gaps zitten, kun je een complete lijst met activiteiten opstellen die nodig zijn om je werkplek in de komende tijd naar een hoger niveau te tillen. Mijn tip: breng vooraf een fasering aan, zodat je je belangrijkste medewerkers vrij kunt plannen voor deze projecten. Bovendien zie je dan gelijk of je qua resources klem gaat lopen in de dagelijkse operatie. De gaten kun je opvullen door tijdelijke capaciteit in te huren bij een organisatie als Orange Business. Deze kosten kun je vast opnemen in je budget.

Naast tijdelijke capaciteit is het verstandig om ook bij de innovatieprojecten externe expertise in te schakelen. Zij kijken met frisse ogen naar de situatie en kunnen je met hun ruime ervaring in soortgelijke projecten behoeden voor kostbare valkuilen.

6. …of zet uitbesteden op de agenda als ultieme oplossing voor een efficiënt IT-budget

Uit onderzoek blijkt dat 50% van de organisaties jaarlijks hun IT-budget overschrijdt vanwege inefficiënties op de werkvloer door ongeplande onderhoudswerkzaamheden, urgente wijzigingen aan de infrastructuur en digitale risico’s. Door het uitbesteden van het IT-beheer kun je niet alleen kosten besparen, maar ook rust brengen binnen de afdeling. Het toch al schaarse talent kun je door je werkplekbeheer uit te besteden, ongestoord inzetten voor meer belangrijke zaken. Daarnaast kun je bij een goede IT-partner, als Orange Business, leunen op een grote pool aan experts op verschillende deelgebieden, waardoor je altijd de IT-specialist achter de hand hebt die je nodig hebt zonder zelf te hoeven investeren in eindeloze recruitmentprocessen en torenhoge loonkosten. Wij bieden je een managed werkplek voor een vast bedrag per maand. Je hebt dus vooraf al je vaste kosten voor de werkplek inzichtelijk.