Hvor store midler bør dere sette av til utvikling av digital samhandling? Og hva bør dere gjøre og ikke?

IT-budsjettet er et av mange budsjetter som skal utarbeides for et nytt år. Men hvor store midler bør dere egentlig sette av til nye løsninger for digital samhandling og hvorfor? Og hvilke investeringer i digital samhandling bør dere gjøre i 2022? Teknologisjef Chris van Werkhoven gir deg noen gode råd.

Våg å investere i digital samhandling

Dette første tipset høres nesten for enkelt ut, men det er faktisk det aller viktigste. Nå er tiden inne for å investere i digital samhandling. Koronapandemien har gjort oss smertelig klar over hvor viktig digital samhandling er for organisasjonene og – ikke minst – hvor viktig det er å ha fleksible samhandlingsløsninger. Tiden da vi satt ved kontor-PC-en fra åtte til fire er ugjenkallelig forbi. Når vi begynner å øyne slutten på koronapandemien, ser det ut til at de fleste organisasjonene tenker seg en hybridmodell. Tiden er derfor moden for å gjøre en grundig gjennomgang av virksomhetens infrastruktur for samhandling: Oppfyller samhandlingsløsningene enkeltbrukernes behov og ønsker? Er den digitale samhandlingsløsningen fleksibel og trygg nok til at de kan jobbe hvor som helst? Legger den til rette for at organisasjonens brukere skal gjøre en optimal jobb? Hvis du kan svare ja på alle disse spørsmålene, er neste skritt å ta en kritisk gjennomgang av hvor lang tid det tar å koble en bærbar datamaskin til nettverket, hvor kjapt brukerne kan logge inn, og om dere fremdeles bruker VPN. Sannsynligvis vil du avdekke et forbedringspotensial.

Studer markedstrender og -tendenser

Den som ønsker å investere i en fremtidssikker arbeidsstasjon, kan ikke nøye seg med å se på hva som trengs her og nå, men må også vurdere hvilke trender og tendenser som vil gjøre seg gjeldende i årene som kommer. Det er viktig å sette seg inn i hvordan en ny generasjon arbeidstakere ønsker å arbeide, og hva slags disruptiv teknologi som kommer til å påvirke organisasjonen på sikt. Når du vet hva som kommer, kan du for det første spre investeringene og for det andre legge et godt grunnlag for endringene som vil komme.

Rådfør deg med de berørte partene

Det er lenge siden IT dreide seg om systemer. Det viktige i dag er å tilrettelegge for at de ansatte skal kunne utføre oppgavene sine på best mulig måte. IT dreier seg derfor først og fremst om brukerne og deres behov. Men skal dere gjøre de rette investeringene, må dere vite nøyaktig hva brukerne trenger. Lag dere noen «personas» (fiktive personer som representerer målgruppene) og sett av tid til å kartlegge hva disse trenger fra IT-avdelingen for å kunne yte sitt absolutt beste. Når dere utarbeider personas, bør dere ikke begrense dere til hva disse jobber med, men også ta med eventuelle generasjonsforskjeller i organisasjonen. Glem heller ikke å involvere HR- og kommunikasjonsavdelingen: Den klassiske arbeidsstasjonen har i stadig større grad blitt erstattet av en sosial intranettløsning der grensene mellom IT, HR og kommunikasjon er visket ut.

Invester i brukererfaringer

Ikke glem å sette av midler til tilpassing og aktiv måling og overvåking av brukeropplevelsen og ytelsen i forbindelse med digital samhandling. I tillegg til å spare dere for kostnader, vil det også gi mer fornøyde brukere.

Kartlegg hull og mangler

Analyser hvordan det står til med infrastrukturen for digital samhandling i dag. Kan den eksisterende infrastrukturen gi et trygt og fleksibelt samhandlingsmiljø? Hvilke eldre systemer må dere ta hensyn til, og hvilke lisenser eller avtaler utløper de neste årene? Kartlegg deretter hva dere trenger for å fremtidsikre den digitale samhandlingen.

Du kommer sannsynligvis til å støte på noen hindringer for innovasjon i den eksisterende infrastrukturen. Det kan for eksempel dreie seg om VPN-klienter eller den nåværende leveringsmodellen for applikasjoner. 

Del prosjektene opp i etapper, frita nøkkelpersoner for andre oppgaver og ta i bruk ekstern ekspertise …

Når du har klart for deg hva dere mangler, kan du lage en fullstendig liste over tiltak som må settes inn for å bedre den digitale samhandlingen. Mitt beste tips er å planlegge etappene i god tid, slik at dere kan booke nøkkelpersonell til disse prosjektene. Da vil dere dessuten se det med en gang hvis det blir for lite personale igjen til den daglige driften. En eventuell ressursmangel kan løses ved å leie inn eksterne eksperter fra organisasjoner som Login Consultants. Kostnadene til dette kan bakes inn i budsjettet.

I tillegg til å sikre den midlertidige kapasiteten er det også lurt å hente inn ekstern ekspertise til innovasjonsprosjekter. Eksterne eksperter ser ting med friske øyne, og erfaringen de har fra tilsvarende prosjekter kan hjelpe dere å unngå kostbare fallgruver.

… eller vurder outsourcing for å utnytte IT-midlene best mulig

Forskning har vist at halvparten av alle selskaper har årlige budsjettoverskridelser som skyldes ineffektiv digital samhandling forårsaket av uforutsett vedlikehold, hasteendringer i infrastruktur og digitale risikoer. Hvis dere outsourcer IT-administrasjonen, kan dere både spare penger og oppnå økt trygghet i avdelingen. Og outsourcer dere administrasjon av digital samhandling, kan allerede knappe personalressurser få arbeide uforstyrret med viktigere oppgaver. Inngår dere et samarbeid med en solid IT-partner som Login Consultants, kan dere dessuten støtte dere på et stort antall eksperter på ulike områder. I praksis betyr det at dere alltid har tilgang til den IT-ekspertisen dere trenger uten å måtte gjennom langvarige rekrutteringsprosesser og pådra dere skyhøye lønnsutgifter. Vi tilbyr dessuten administrert digital samhandling for et fast månedlig beløp, slik at dere på forhånd ved nøyaktig hva den digitale samhandlingen vil koste dere.

Å budsjettere for digital samhandling kan være vanskelig. Avtal et arbeidsmøte med vår innovasjonscoach nå!

Digital transformasjon, en ny generasjon medarbeidere og koronapandemien er tre faktorer som har snudd digital samhandling på hodet. Nye teknologiske løsninger dukker opp hele tiden. Det gjør det desto vanskeligere for beslutningstakerne å se hele bildet og ta de rette IT-beslutningene for fremtiden. Som innovasjonscoach hjelper jeg deg mer enn gjerne med dette. I fellesskap vil vi se på utvikling og innovasjon innenfor digital samhandling, drøfte hvilke utfordringer organisasjonen din står overfor, og idémyldre om hvordan vi ser for oss at dere kan bruke digital samhandling i fremtiden.