Hvorfor brukeradopsjon er nøkkelen til å lykkes med digital samhandling
De siste årene har gjort det klart at vi befinner oss i et omskiftelig landskap der krav og behov endrer seg hurtig og stadig nye arbeidsmetoder kommer til. I denne nye verdenen er det en forutsetning av bedriftene tar raske beslutninger og implementerer smidig teknologi, slik at de kan omstille seg i takt med skiftende markedsforhold, konkurrenter og behov for opp- eller nedskalering.
Digitale ferdigheter er avgjørende for å bygge en robust og fleksibel arbeidsstyrke som kan takle fremtidig uro og støtte opp om raske endringer.
IT-folk har tradisjonelt betraktet brukeradopsjon som underordnet for å lykkes med det tekniske i nye løsninger. Men etter hvert som arbeidsmodellene endres og bedriftene investerer i digital samhandling for å muliggjøre nye arbeidsmåter, har brukeradopsjon likevel kommet i søkelyset.
Å få ansatte til å ta i bruk alle funksjonene i en løsning dreier seg om mer enn å oppnå god avkastning på investeringen, det er en forutsetning for å lykkes med de nye arbeidsmetodene.
Virksomheter som prøver å finne fram til fremtidens arbeidsmetoder, har gjerne tre hovedutfordringer: å holde driftskostnadene nede, bedre produktiviteten og forretningskontinuiteten og sikre en god medarbeider-/brukeropplevelse.
Hvordan kan vi løse dagens utfordringer?
Tradisjonelt har denne typen utfordringer vært delt mellom forskjellige avdelinger, som har håndtert dem hver for seg og bare i liten grad tatt hensyn til hvordan endringer på ett område påvirker andre. Men etter hvert som behovet for en digital transformasjon har vokst, har man i økende grad erkjent at utfordringene henger nøye sammen med hverandre, og at teknologi er en forutsetning for å løse dem.
Dermed har beslutningstakere innenfor IT-drift levert teknologi og verktøy for å håndtere disse problemene, samtidig som de har måttet ta seg av betydelige mengder eldre utstyr. Noen steder er løsningene allerede på plass. I tiden fremover er imidlertid bedriftene nødt til å tenke nytt om digital samhandling. Bedrifter som makter å skape en bærekraftig, fleksibel tilnærming har en unik mulighet til å høste fordelene av digital samhandling. Disse fordelene inkluderer større fleksibilitet, økt produktivitet og effektivitet og reduserte driftskostnader. I tillegg gir et mer fleksibelt arbeidsmiljø også en bedre medarbeideropplevelse og gjør dermed bedriften mer attraktiv som arbeidsgiver. Det er svært viktig for bedrifter i vekst som ønsker å rekruttere og holde på dyktige medarbeidere.
Få med medarbeiderne på laget med en fremtidssikker digital samhandlingsløsning
En gjennomtenkt løsning for digital samhandling kan ifølge Gartner sette bedriften i stand til å ta i bruk nye og effektive arbeidsmetoder og øke medarbeidernes engasjement og fleksibilitet. Utgangspunktet er antakelsen om at engasjerte ansatte er mer positive til endring og mer villige til å ta i bruk ny teknologi for å øke produktiviteten og skape bedre forretningsresultater.
Etter hvert som ny teknologi har kommet til, har digital samhandling blitt enklere. Blant annet har skyløsninger, digitale plattformer, video, kunstig intelligens (AI), plattformer for informasjonsdeling og dataanalyse bidratt til dette. Gartner omtaler disse funksjonene som «the new work nucleus» (den nye kjernen i arbeidet).
Det er viktig at det er samsvar mellom strategien for digital samhandling og virksomhetens målsettinger. Samarbeid tett med alle berørte parter og personressurser i bedriftens ulike avdelinger for å finne optimale verktøy og se hvordan de nye prosessene vil fungere. Teknologier som fungerer godt sammen, er nøkkelen til en sømløs brukeropplevelse.
Siden det er medarbeiderne som skal bruke teknologien, er det viktig å få innspill fra dem i beslutningsfasen. Får dere ikke medarbeiderne med på laget, vil dere mislykkes med den digitale samhandlingen.
Behov for digitale ferdigheter – i dag og i fremtiden
Ny teknologi er i ferd med å revolusjonere den digitale arbeidsplassen. En løsning for digital samhandling er imidlertid bare et første trinn. Skal investeringen lønne seg, må de ansatte ha de nødvendige ferdighetene for å bruke applikasjonene og dra nytte av de ulike funksjonene. De må altså vite om de forskjellige funksjonene og forstå hvordan de kan nyttiggjøre seg dem på en god måte. Det forutsetter kontinuerlig tilgang til solid opplæring, også i forbindelse med nyansettelser.
Fokus på brukervennlighet
Men teknologien må også være brukervennlig, ellers vil brukerne gripe til uoffisielle løsninger. Citrix’ medarbeiderundersøkelse «Work Your Way», som ble gjennomført i 2021, avdekket at ansatte som får for mange og kompliserte verktøy, presterer dårligere.
- 64 prosent av ansatte bruker i dag flere kommunikasjons- og samarbeidsverktøy enn før pandemien
- 71 prosent sier at disse verktøyene har gjort arbeidet mer komplisert
Medarbeiderne er frustrerte og ønsker seg en enklere måte å jobbe på. De vil ha teknologiske hjelpemidler som eliminerer friksjon og støy og tilpasser seg arbeidsstilen deres, snarere enn at de må lære seg nye måter å gjøre ting på.
For å øke medarbeiderengasjementet må derfor den digitale samhandlingsløsningen være mest mulig brukervennlig. Her kan en digital samhandlingsportal få avgjørende betydning. Medarbeiderne får én felles inngangsport til alt av apper, data og samarbeidsverktøy. Alt er organisert på en helhetlig måte og med en sømløs brukeropplevelse, uansett hva slags utstyr de bruker. Den digitale samhandlingsportalen gir medarbeiderne rollebaserte tillatelser, slik at de kun har tilgang til de appene, verktøyene og dataene de faktisk trenger for å gjøre jobben sin effektivt.
Vær oppmerksom på at implementering av en samhandlingsportal innebærer en ny måte å arbeide på. For å gi medarbeiderne en best mulig brukeropplevelse og øke produktiviteten blir det dermed viktig å prioritere brukeradopsjon og tilby god opplæring og veiledning.
Støtte til vellykket brukeradopsjon
For at de interne IT-ansvarlige skal kunne levere en digital arbeidshverdag som er optimalt tilpasset de ansattes behov, må de ha tilstrekkelig med ferdigheter og ressurser til å distribuere og administrere løsningen og sikre brukeradopsjon. IT må vurdere om de trenger ekstern støtte for å lykkes med implementeringen av en digital samhandlingsløsning som støtter virksomhetens arbeidsmodell.
Digital samhandling gir blant annet større fleksibilitet, økt produktivitet og bedre samarbeidsvilkår. Men skal virksomheten din lykkes med det, må dere ikke glemme den menneskelige komponenten i samhandlingen.