Tre innfallsvinkler til velfungerende digital samhandling

Arbeidsmarkedet er hetere enn på mange år. Virksomhetene må ligge i forkant hvis de skal lykkes med å holde på og tiltrekke seg dyktige medarbeidere. Dette er noe som for tiden står høyt på dagsordenen i styrerommene. En viktig faktor for å vinne kampen om medarbeiderne er å støtte dem med nye løsninger for digital samhandling. Disse må være brukervennlige og ha velfunderte retningslinjer og rutiner, og brukeradopsjonen må vektlegges. Likevel er i dag mange medarbeidere misfornøyd med den digitale samhandlingen.

En ny undersøkelse utført av Gartner viser at arbeidstakerne bruker mye tid på å navigere i en digital jungel.

• 68 % av arbeidstakerne må stadig bytte mellom ulike applikasjoner.
• De bytter kontekst 400 ganger om dagen.
• De bruker 20 % av tiden sin på å lete etter den rette informasjonen.

Det burde ikke overraske noen at medarbeiderne blir frustrert av digitale samhandlingsløsninger som hindrer dem i å utnytte tiden effektivt og gjør arbeidet unødvendig komplisert.

Hvorfor har det blitt så komplekst?

Etter hvert som virksomhetene endrer og utvikler seg, forandres også behovet for digital samhandling. Tradisjonelle samhandlingsløsninger, som er utviklet fra et rent teknisk ståsted, har ikke alle de funksjonene moderne organisasjoner trenger. Tradisjonelt har strategien vært å omgå dette problemet ved å legge til et nytt teknisk lag for hvert nye behov eller hver mangel. Dette er kortsiktige løsninger som har gjort systemene stadig med komplekse og skapt nye problemer på sikt.

Medarbeidere som sliter med gamle og kompliserte systemer, blir ineffektive og misfornøyde fordi det hemmer dem i arbeidet. For å bedre de ansattes opplevelse og gjøre dem i stand til å arbeide mer effektivt bør derfor bedriften ha en digital samhandlingsløsning som gir enkel og intuitiv tilgang til de dataene og applikasjonene medarbeiderne trenger – uansett hvor og fra hva slags enhet de jobber.

Nedenfor tar vi for oss tre innfallsvinkler til forenkling av digital samhandling.

1. Teknologi

De eksisterende løsningene for digital samhandling omfatter både eldre løsninger og skyløsninger. Det kan gjøre det vanskelig for medarbeiderne å finne de applikasjonene de trenger, og å vite hvor dataene deres er lagret. Applikasjonene kan være installert lokalt, i skyen eller via en Remote Desktop-løsning. Følgelig kan også dokumentene være lagret på en lokal stasjon, i SharePoint, i Teams eller eksternt. Da er det ikke rart om medarbeidere blir forvirret og både produktiviteten og medarbeidertilfredsheten synker.

Implementerer dere en digital samhandlingsløsning som setter medarbeiderne i sentrum, kan imidlertid mange av problemene være løst. Vi lanserer derfor nå en portalbasert løsning for digital samhandling. Samhandlingsportalen utgjør en felles inngangsport som gir medarbeiderne tilgang til alt de trenger av applikasjoner, data og informasjon for å arbeide effektivt.

For å øke produktiviteten og medarbeiderengasjementet er samhandlingsportalen tilgjengelig fra alle slags enheter. Enten medarbeiderne foretrekker å jobbe på mobil, nettbrett eller PC, gir samhandlingsportalen tilgang til det de trenger av informasjon, og en helhetlig brukeropplevelse på tvers av enhetene. Fordi alle applikasjonene er tilgjengelige rett fra portalen, vil ikke de ansatte lenger merke forskjell på om de jobber lokalt, i eldre applikasjoner eller i skyen. Og siden innholdet i portalen er rollebasert og kan tilpasses den enkelte, vil medarbeiderne både bli mer fornøyde og mer produktive.

2. Brukeradopsjon

Den ideelle digitale samhandlingsløsningen er en løsning som

• gir økt produktivitet
• tilrettelegger for enkel kunnskapsdeling i organisasjonen
• gir bedre prosesstøtte med tilgang til de rette applikasjonene
• fremmer samarbeid på tvers av avdelinger, bransjer og landegrenser
• gir mer tilfredse medarbeidere

Skal dere nå disse målene, må teknologien implementeres på en måte som gjør at den oppfyller de ansattes behov og forventninger.

Investeringer i ny digital samhandlingsteknologi vil ikke svare til forventningene dersom de ansatte ikke tror at investeringene kan gi bedre arbeidsmetoder. Ved å sette medarbeiderne i sentrum for designprosessen gjør dere det enklere for dem å ta i bruk og se det fulle potensialet til den nye samhandlingsløsningen.

Personaer er ofte første skritt i arbeidet med å bygge relevante scenarioer. En persona er en fiktiv, typisk bruker med målsettinger og egenskaper som er representative for en brukergruppe i organisasjonen. Finn ut hva som motiverer og demotiverer de ulike personaene, hva de gjør som bidrar mest til bedriftens verdiskaping, og hva de trenger for å arbeide effektivt.

Personaer er et nyttig verktøy for å finne ut hva medarbeiderne forventer av den digitale samhandlingen og hvordan du på best mulig måte kan informere, veilede og støtte dem i å ta i bruk de nye arbeidsmetodene slik at bedriften når målene sine.

3. Retningslinjer og prosesser

Igjen handler det om å sette medarbeideren i sentrum. Sørg for at overgangen til det nye miljøet blir så enkel og smertefri som mulig. Husk at du ikke får noen ny sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk. Dette er imidlertid ikke nok. For å forbedre medarbeideropplevelsen ytterligere må dere se på hvilke retningslinjer og prosesser dere har knyttet til digital samhandling. Gå gjennom dem, forenkle dem og sørg for at de er brukervennlige.

Alle organisasjoner bør i hvert fall evaluere strategien for hvordan nye enheter tas i bruk. Det digitale utstyret er som regel det første kontaktpunktet for digital samhandling, så det er viktig å gjøre et godt førsteinntrykk. Nye enheter bør fungere rett fra esken enten det dreier seg om utstyr som skal brukes av en nyansatt, eller som erstatter gamle enheter. Sørg for at de ansatte bare kan pakke dem opp og koble dem til internett for at resten av oppsettet skal skje automatisk. En slik sømløs opplevelse er av stor betydning for medarbeideropplevelsen.