Destination Gotlands valg av sourcingpartner

1. Forstå dine langsiktige behov:

Destination Gotland startet prosessen med å diskutere behovene med Hogia som leverte bookingsystemet, og Softtronic som utviklet applikasjonene. De var nødt til å forstå hvordan behovet endret seg.

Trenden er at flere bookinger gjøres på nett, og at flere og flere datterselskaper benytter destinationgotland.se, slik at reisende kan booke overnatting og andre aktiviteter. Med flere reisende som bestiller på nett og flere Gotlandske virksomheter som er avhengige av selskapets web funksjonalitet blir behovet annerledes. IT-avdelingen vil også raskere og enklere kunne møte behovet for utvikling fra eksempelvis markedsavdelingen og bookingen.

«Vi hadde en magefølelse på våre tekniske krav basert på egne erfaringer, og vi valgte leverandører med utgangspunkt i anbefalinger og internett».

Ettersom fleksibilitet og skalerbarhet var det viktigste kravet, ble det naturlig at tre av kandidatene i prosessen var outsourcingleverandører. Kun én av kandidatene sto for en fortsettelse av Destination Gotlands tradisjonelle arbeidsmetode med datasenter der de hadde eget ansvar for serverparken.

2. Presenter ikke løsningsforslag

«En av de smarteste tingene vi gjorde i prosessen var å kun presentere problemet – og ingen løsningsforslag» sier Iain Robertson. «Først lot vi leverandørene forstå vår virksomhet og våre problemer, deretter lot vi dem presentere løsningsforslagene de hadde kommet frem til. Da fikk vi tydelig bevis på om de virkelig forsto virksomheten vår og hva som var virksomhetskritisk for oss».

«Jeg møtte Robert Gustavsson hos Orange Business. Vi satt og ventet på enda en person, så Robert begynte å prate og skisse litt på whiteboarden» sier Pehr Bolin.

«Jeg sa knapt noen ting, men Roberts og Orange Business bilde stemte veldig godt overens med hvordan vi tenkt. Både rent teknisk med lansering, hvordan man kunne ekspandere, hvordan øke kapasiteten på bookingsystemet utfra antall forespørsler osv. Jeg følte at Orange Business forsto vår situasjon og virksomhet.»

De satset på å outsource driften og begynte prosessen. Pehr Bolin, Driftssjef og Iain Robertson, System og IT-sjef forteller om reisen.

3. La leverandørene lære deg å kjenne

Et viktig krav i prosessen er at leverandøren er villig til å ta seg tid til å bli kjent med din virksomhet. Leverandøren må forstå hvorfor et system er virksomhetskritisk for den potensielle kunden. Hva blir konsekvensene av et avbrudd av leveransen av tjenestene?

Vi tror at man må møtes for å få den personlige kontakten Så vårt team hos Orange Business reiste ut med båt sammen med vår gjeng for å se innsjekkingen i Nynänshamn og hva som ville skje dersom et system går ned», forteller Pehr Bolin. «Jeg tror de kjenner mer ansvar om de forstår virksomheten og kjenner oss.»

4. Dra nytte av leverandørens erfaring

Akkurat som leverandøren må lære virksomheten din å kjenne, finnes det store muligheter for kompetanseutvikling og utvikling av nye ideer gjennom å samarbeide med leverandøren. Vi fikk flere ganger spørsmål fra Orange Business: «Har dere tenkt på at dere kan gjøre det på denne måten også?»

«Orange Business har lyttet til våre tanker og problemer, og kommet med proaktive forslag vi selv ikke har tenkt på,» forteller Pehr, «jeg kjenner til andre leverandører som ikke gjør annet enn hva kunden har sagt fra begynnelsen, så jeg er veldig positiv til at vi kan lære oss å bli bedre sammen».

«Vi hadde et eksisterende system som fungerte og kunne bygges parallelt, men noe vi lærte av Orange Business var å jobbe bedre i prosjekt. Det kjentes litt firkantet i begynnelsen og vi tenkte at det ville bli en lang prosess å komme i mål. Men da vil lærte hvordan vi skulle jobbe føltes det veldig ok. Vi kan den dag i dag dra nytte av denne måten å jobbe på.»

5. Ha ikke dårlig tid

«Om vi ser tilbake, skulle vi ha brukt ytterligere to til tre måneder, slik at partene slapp å arbeide døgnet rundt, men vi hadde dårlig tid.

I etterkant innser vi at med noen ekstra måneder hadde vi fått med ulike parter bedre, alle hadde mulighet til å forstå hvordan prosessen ser ut og vi hadde sluppet å gjøre om enkelte ting» sier Pehr Bolin og fortsetter: «Orange Business har en prosess og maler. Vi hadde vunnet på å følge denne litt mer i detalj.»