Smart digital samhandling som fungerer optimalt: fire nøkkelfaktorer

1 – Mikroapper: applikasjoner som fokuserer på én enkelt oppgave og forenkler daglige gjøremål

Mye tid går tapt fordi vi stadig må bytte mellom applikasjoner, og fordi routingen innenfor applikasjonene gjerne er kompleks. Ifølge en undersøkelse utført av McKinsey bruker ansatte en hel arbeidsdag per uke på å veksle mellom ulike systemer for å finne riktig informasjon. Takket være mikroapper – små, oppgavespesifikke applikasjoner som leverer svært målrettet funksjonalitet – er dette nå historie. I praksis betyr det at de ansatte kun får tilgang til de appene og funksjonene de trenger, uten en masse tilleggsfunksjoner. Brukerne kan nyttiggjøre seg disse appene for å løse enkeltoppgaver raskt og enkelt. Og takket være skjemaer kan de ansatte komme raskt i gang med mikroappene. Dataene som legges inn, sendes deretter til kildesystemet. Citrix er et eksempel på en leverandør som med sin Citrix Workspace Suite har satset alt på mikroapper for å forbedre medarbeidernes brukeropplevelse, forenkle oppgaver og øke produktiviteten generelt.

2 – Automatisering: automatisere manuelle handlinger og prosesser

Forskning viser at folk i dag legger ned flere arbeidstimer og er mer stresset enn noen gang. Likevel er produktiviteten – resultatet per arbeidstime – på vei nedover. Smart automatisering kan øke medarbeidernes effektivitet og fleksibilitet, og gjør det mulig å tilpasse seg raskt når det oppstår endringer i bedriftens behov. Kunstig intelligens (AI) er stadig viktigere i forbindelse med automatisering av arbeidsprosesser. Ifølge en fersk rapport sier 88 % av IT-ledere at de utvikler og implementerer IT-automatisering i avdelingene sine, og 94 % forventer at fokuset på automatisering vil øke de tre neste årene. 74 % av selskapene som i dag aktivt benytter seg av automatisering, sier at de bruker kunstig intelligens for å få innsikt i infrastrukturens ytelse, og hele 93 % mener at kunstig intelligens kan spille en viktig rolle i automatiseringen av tidkrevende manuelle prosesser. Når IT-relaterte arbeidsoppgaver organiseres og automatiseres ved hjelp av regler basert på hvilken handling som utføres, og arbeidsflytene automatiseres ved hjelp av REST API-er, kan medarbeiderne dine fokusere på mer strategiske oppgaver.

3 – Virtuell assistent: forbedring av brukeropplevelsen med kunstig intelligens

Kunstig intelligens inntar stadig nye områder. For eksempel bruker Microsoft kunstig intelligens i MyAnalytics for Office 365 for å gi ansatte innblikk i egne arbeidsvaner, noe som i sin tur kan hjelpe dem å forstå hvordan de kan jobbe mer effektivt. Men dette kan også gi annen verdifull informasjon, for eksempel om hvordan du bruker tiden mellom møter, eller om jobbatferden din utenom kontortid. MyAnalytics Leadership-dashbordet er utviklet på grunnlag av forskning på ledelse. Det varsler lederne hvis de bruker for mye tid på møter og registrerer også andre tendenser knyttet til kommunikasjon med teammedlemmer. I tillegg analyserer det hvor effektivt du utfører oppfølgingsoppgaver etter møter. Ifølge Gartner vil virtuelle assistenter og chatroboter drevet av kunstig intelligens kunne redusere lederes arbeidsbelastning med 70 % innen 2024. Denne typen virtuelle assistenter finnes også i andre Office-verktøy, for eksempel foreslår PowerPoint hvilken design som kan passe til presentasjonen din, og lar deg gjøre en testgjennomgang av presentasjonen for å se hva som kan forbedres. Det finnes med andre ord mengder av smarte applikasjoner som er utviklet for å forbedre brukeropplevelsen og forenkle rutinepregede oppgaver. Et annet eksempel på en virtuell assistent er Hub Virtual Assistant, som er integrert i VMware Workspace One. Denne AI-baserte assistenten er koblet til IBM Watson for naturlig språkbehandling (NLP) og kan hjelpe ansatte med blant annet onboarding i organisasjonen, å finne svar på vanlige spørsmål og å utføre selvbetjente oppgaver ved hjelp av en intelligent chatrobot som er integrert i det digitale samhandlingsmiljøet.

4 – Plattformer for de ansattes opplevelse: smartere og mer effektivt samarbeid

Ansattes opplevelse er noe det snakkes mye om for tiden. Det handler ikke bare om å skape den riktige onboarding-opplevelsen og et hyggelig og effektivt samarbeidsklima, men også om å gi muligheter for kontinuerlig læring og utvikling. Spesielt under koronapandemien har det vært utfordrende å gi de ansatte en optimal opplevelse. Dette er imidlertid ikke umulig hvis dere bruker de riktige verktøyene som hjelper dere å jobbe smartere og mer effektivt. Microsoft har reagert på denne utviklingen ved å lansere Microsoft Viva, en plattform for ansattes trivsel og utvikling, også kjent som EXP (Employee Experience Platform). Med Microsoft Viva kombineres kommunikasjon, kunnskapsdeling, læring, trivsel og de ansattes engasjement i én enkelt smart digital plattform. Den er en videreføring av funksjonene fra Microsoft 365, og er enkel å integrere med systemer og verktøy som organisasjonen din allerede bruker.

Verktøy er ikke alt

Du kan introdusere så mange verktøy du vil, men det er til syvende og sist de ansatte som må bruke dem. Sørg for at du tilbyr de ansatte den støtten de trenger, og at du innlemmer denne i bedriftens strategi for digital transformasjon. Da øker sjansen for at medarbeiderne vil akseptere endringene, og følgelig også for at dere lykkes.